İşleri Bitirmek – Getting Things Done (GTD)

Allen beynimizin bilgiyi işlemekte depolamaktan çok daha iyi olduğunu gözlemlemiştir (“kafanız berbat bir ofistir”). Onun GTD yöntemi, tüm zihinsel dağınıklığınızı harici bir sisteme nasıl atacağınızı ve ardından doğru zamanlarda doğru şeylere odaklanabilmeniz için nasıl düzenleyeceğinizi ortaya koyuyor. GTD iş akışınız doğru ayarlandığında, daha sonra yapmanız gereken önemli bir şeyi unutabileceğinizden endişe etmeden herhangi bir anda “ne üzerinde çalışmalıyım?” sorusuna güvenle cevap verebileceksiniz.

GTD’yi deneyin eğer…

• Takip etmeniz gereken şeylerin çokluğundan bunalmış hissediyorsanız

• Küçük ayrıntıları unutma endişesi

• İşinizde ve hayatınızda birçok şapka takın

• Çok sayıda projeye başlar ama bitirmekte zorlanır

• Daha önce hiç GTD yapmamış olmak (herkes hayatında en az bir kez GTD yapmalıdır)

Bu rehber size GTD ilkelerini, iş akışlarını ve bunları uygulamanın en sezgisel yolu olduğunu düşündüğümüz şeyi tanıtacak. Todoist ile nasıl GTD yapacağınıza odaklanacağız, ancak hangi uygulamayı kullanırsanız kullanın aynı ilkeler geçerlidir. GTD’nin anahtarı seçtiğiniz belirli araçlar değil, işinizi düşünmek ve önceliklendirmek için günlük olarak kullandığınız alışkanlıklardır.

GTD nedir? Kısa bir genel bakış

GTD yöntemi, beyninizdeki dağınıklığı sistematik hale getirmek ve işleri halletmek için beş basit uygulamadan oluşur:

1. Her Şeyi Yakalayın: Aklınızdan geçen her şeyi yakalayın. Hiçbir şey çok büyük ya da küçük değildir! Bu öğeler doğrudan gelen kutularınıza gider.

2. Netleştirin: Yakaladıklarınızı net ve somut eylem adımlarınadönüştürün. Bir öğenin proje mi, bir sonraki eylem mi yoksa referans mı olduğuna karar verin.

3. Organize edin: Her şeyi doğru yere koyun. Takviminize tarihler ekleyin, projeleri başkalarına devredin, referans materyalleri dosyalayın ve görevlerinizi sıralayın.

4. Gözden geçirin: Listelerinizi sık sık gözden geçirin, güncelleyin ve revize edin.

5. Çalışın: Önemli şeyler üzerinde çalışmaya başlayın.

GTD’yi kurmak için önceden zaman ve enerji yatırımı yapmak gerekse de, tutarlı kullanımla karşılığını verir. Artık bir teslim tarihini unutmaktan veya önemli bir görevi kaçırmaktan endişe etmeyeceksiniz. Bunun yerine, gelen bilgilere sakin bir şekilde yanıt verebilecek ve zamanınızı güvenle önceliklendirebileceksiniz.

Bazı çok spesifik ama görünüşte sıradan davranışlar, uygulandığında, benim deneyimlerime göre başarılı bir yaşam için kilit unsur olan bir tür sofistike kendiliğindenlik içinde var olma kapasitesi üretir.

– David Allen

GTD’nin temeli bu beş basit adım olsa da, bunları uygulamak her zaman kolay değildir. GTD belirli bir araç, uygulama ya da ürün gerektirmez. Allen dijital sistemlerin analog sistemlere üstünlüğünü bile savunmuyor. Aksine, kalıcı bir üretkenlik sisteminin anahtarı, onu mümkün olduğunca basit tutmak ve mümkün olduğunca sık kullanmaktır. Aracınız en karmaşık projelerinizin üstesinden gelebilecek kadar çok yönlü, ancak enerjiniz azaldığında bakımını yapabileceğiniz kadar basit olmalıdır.

Bu makalenin geri kalanında, yukarıdaki beş GTD uygulamasının her birinin özelliklerini ele alacak ve bunları Todoist ile nasıl uygulayacağınız konusunda size yol göstereceğiz. Ancak yine de, hangi aracı kullanırsanız kullanın aynı ilkeler geçerli olacaktır.

Yakalama

GTD’nin işe yaraması için beyninizde bilgi depolamayı bırakmalısınız. Aklınızdan geçen her şey – yapılacaklar, etkinlikler, fikirler, kitap önerileri, vb – hemen bir gelen kutusunda yakalanmalı ve saklanmalıdır. GTD’de gelen kutusu, ister fiziksel ister dijital olsun, günlük olarak bir şekilde ilgilenmeniz gereken tüm girdilerin görsel bir temsilidir.

Gelen kutunuz sadece düşüncelerinizin karmaşasını zihninizden uzaklaştırmak için kullanılır. Burası organizasyon konusunda endişelenmeniz gereken yer ya da zaman değildir.

Todoist’te gelen kutun, sen onları düzenleyene kadar tüm girdilerini tutmak için varsayılan yer olacaktır. Web veya masaüstü uygulamalarında Gelen Kutuna yeni bir görev eklemek için sağ köşedeki artı işaretine tıkla veya sadece “q” tuşuna bas. Aksi takdirde bir proje belirtmediğiniz sürece görev varsayılan olarak Gelen Kutusuna eklenecektir.

İlk zihin taramasını yapın

GTD’ye yeni başlıyorsanız, aklınıza gelen tüm “açık döngüleri” – gelecekte harekete geçmeniz gerekebilecek her şeyi – zihninizde gözden geçirin. Bunları şimdi Todoist Gelen Kutunuza görev olarak ekleyin. Unutmuş olabileceğiniz taahhütler için hafızanızı canlandırmaya yardımcı olması için GTD tetikleyici listesine başvurun.

Yeni görevleri hemen yakalayın

GTD’nin temel ilkelerinden biri, görevleri aklınıza geldikleri anda kafanızdan çıkarıp harici sisteminize aktarmaktır. Todoist, bilgisayar, telefon, web tarayıcısı, e-posta istemcisi, akıllı saat veya akıllı ev asistanı gibi platformlar arasında senkronize olur; böylece görevleri istediğiniz zaman, istediğiniz yerden girebilirsiniz.

Aklınıza yeni bir görev geldiğinde, bunu hemen Gelen Kutunuza eklemeyi alışkanlık haline getirin ve daha sonra düzenleme konusunda endişelenin. Nerede olursanız olun görevleri olabildiğince hızlı bir şekilde yakalamak için Todoist’i veya tercih ettiğiniz uygulamayı yüklemenizi öneririz:

• Bilgisayarınızda bir uygulama olarak

• Telefonunuzda bir uygulama olarak

• Kullandığınız web tarayıcısı için bir uzantı olarak (web sitelerini görev olarak eklemek için)

• Kullandığınız e-posta istemcisi için bir eklenti olarak (e-postaları görev olarak eklemek için)

Todoist uygulamalarına göz atın ve indirin

Gelen kutularınızı birleştirin

Todoist’i diğer gelen kutularınızı birleştirmek için kullanabilirsiniz – takip etmeniz gereken e-postalardan, harekete geçmeniz gereken mesajlara, okunacak makalelere, alışveriş listelerine ve daha sonra kullanmak üzere kaydettiğiniz referans materyallerine kadar. Açık döngüler için kontrol etmeniz gereken gelen kutusu sayısı ne kadar az olursa, sisteminizin bakımı da o kadar kolay olacaktır.

Öğeleri e-postanızdan veya ekip mesajlaşma aracınızdan Todoist’e gönderin:

• E-postaları hızlıca görev olarak eklemek için Todoist’in Gmail ve Outlookeklentilerini kullanın

• Proje yönlendirme adresinizi kullanarake-postaları doğrudan Todoist gelen kutunuza yönlendirin.

• Twist veya Slack gibi ekip mesajlaşma araçlarınızdan mesajları görevlere dönüştürün.

Okuma ve referans materyallerini yakalayın:

• Kartvizitlerin veya etkinlik hatırlatıcılarının fotoğraflarını çekin ve bunları ilgili görevin yorumlarına ekleyin.

• Dropbox, Google Drive veya bilgisayarınızdakidosyaları daha sonra okumak veya üzerinde çalışmak için herhangi bir göreve ekleyin.

• IFTTT entegrasyonumuzla Pocket gibi bir okuma uygulamasını Todoist’e bağlayın ve Pocket’a her makale eklediğinizde otomatik olarak bir Todoist görevi oluşturulsun.

• Daha sonra erişmek üzere herhangi bir URL’yi kaydetmek için Todoist’i Chrome, Safari veya Firefox için indirin.

• Mobil uygulamalardan sayfaları görev olarak paylaşmak için Android veya iOS’ta Todoist paylaşım uzantılarını kullan.

Açıklığa kavuşturun

Artık gelen kutunuz dolu olduğuna göre, bir sonraki adım yakaladığınız her şeyin kaotik dağınıklığını somut eylem adımlarına dönüştürmektir. Gelen kutunuzdaki her bir öğeyi gözden geçirin ve aşağıdakilerden birini yapın (bir sonraki bölümde her bir adımın nasıl yapılacağına ilişkin daha fazla ayrıntı bulunmaktadır):

• Öğe 2 dakikadan az sürecekse, hemen tamamlayın.

• Devredilebiliyorsa, görevi başka birine verin.

• Daha sonra geri dönmeniz gereken, eyleme geçirilemeyen bir referans öğesiyse (örn. bir dosya, belge, makale, iletişim bilgileri vb.), ayrı bir referans projesinde dosyalayın veya ilgili görevin veya projenin yorumlarına ekleyin.

• Öğenin belirli bir tarih ve/veya saatte yapılması gerekiyorsa, göreve bir son tarih verin.

• Görev artık gerekli veya uygulanabilir değilse silin.

• Bir görev birden fazla adım gerektiriyorsa, bu görevle ilişkili tüm öğeleri barındıracak bir proje oluşturun ve projeyi ilerletmek için yapabileceğiniz bir sonraki eylemi belirleyin.

Görevlerinizi mümkün olduğunca spesifik ve eyleme geçirilebilir hale getirin. Daha sonra üzerinde kafa yorarken zaman kaybetmemek için olabildiğince fazla bilgi ekleyin. Örneğin, “Annemi ara” aslında “Doğum günü yemeğini konuşmak için annemi ara” olarak girilmesi gerekebilir. Ya da “Vergiler”, Mary’nin telefon numarası ve görevin yorumlarına eklenen belirli belgelerin bir listesiyle birlikte “Vergi belgelerini görüşmek için Mary’yi ara” şeklinde olabilir (görev yorumları hakkında daha sonra daha fazla bilgi verilecektir).

Organize Et

Gelen kutunuzdaki bir öğeyi netleştirdikten sonra, sıra onu uygun yere yerleştirmeye gelir. Gerçekte, gelen kutunuzu temizlerken görevlerinizi netleştirmek ve düzenlemek birlikte gerçekleşecektir, ancak bunları ayrı eylemler olarak düşünmek yararlıdır.

GTD metodolojisi ile görevlerinizi organize etmenin birçok farklı yolu vardır, ancak biz projeler ve etiketlerin bir kombinasyonunu kullanmanızı öneririz.

Tek seferlik görevler

Bunlar 2 dakikadan uzun süren ancak yalnızca bir adım gerektiren görevlerdir. Örneğin, “Josh’un proje fiyatlandırmasıyla ilgili e-postasını yanıtla” veya “araba sekmelerini yenile”. Bunların gelen kutunuzu karıştırmasını istemezsiniz, ancak başka bir projeye de ait değillerdir.

• Tek Seferlik Görevler adındayeni bir proje oluşturun.

• Görev adının solundaki gri “tutamaca” tıklayıp sol taraftaki menüden proje adına sürükleyerek gelen kutusundaki tek adımlı görevlerinizi bu projeye sürükleyip bırakın.

• Ayrıca, tüm projelerinizin bir listesini açmak için görev alanına “#” yazarak farklı bir proje belirleyebilirsiniz. Listeden projenizi seçin veya sonuçları daraltmak için proje adını yazın.

Projeler

Yazdığınız görevlerin çoğunun aslında proje olduğunu göreceksiniz. GTD felsefesinde projeler, tamamlanması için birden fazla adım gerektiren herhangi bir öğedir. Örneğin, “yatak odasını boyamak” bir projedir çünkü boya örnekleri almak, renk seçmek, malzeme satın almak, duvarları hazırlamak gibi diğer görevleri de içerir. Todoist’te projeleri nasıl ele alacağın aşağıda açıklanmıştır:

• Görevlerinizi netleştirirken belirlediğiniz her çok adımlı proje için yeni bir proje oluşturun.

• İlgili görevleri Gelen Kutunuzdan uygun projeye sürükleyip bırakın. Ya da bir göreve tıklayın ve aralarından seçim yapabileceğiniz projelerinizin listesini görüntülemek için görev alanına “#” yazın.

• Aklınıza başka adımlar geldikçe, bunları projelerin içine yeni görevler olarak ekleyin.

Odaklanılan alanlar

Projelerinizi“Odak Alanlarınıza” – hayatınızdaki çeşitli sorumluluk alanları için kullanılan GTD terimi – göre gruplandırmak faydalı olabilir. Bu alanlar, daha sonra ne üzerinde çalışacağınıza karar verirken daha geniş yaşam hedeflerinize dikkat çekmek için bir araçtır. Bir görev odak alanlarınızdan herhangi birinin kapsamına girmiyorsa, zamanınızı harcamak istediğiniz bir şey olup olmadığını yeniden değerlendirmenin zamanı gelmiş olabilir. Ya da projelerinizi “İş” ve “Kişisel” olarak ayırmak isteyebilirsiniz.

Bunu Todoist’te alt projeler kullanarak kolayca gerçekleştirebilirsin. İşte nasıl yapılacağı:

1. Her bir odak alanı için bir proje oluşturun. Bu projede herhangi bir görev bulunmayacaktır; sadece görsel organizasyon içindir.

2. Proje adının solundaki gri tutamaca tıklayın ve gerçek projelerinizi alt projelere dönüştürmek için az önce oluşturduğunuz üst düzey “Klasörlerin” altına sürükleyin ve girintileyin.

3. (İsteğe bağlı) Odaklandığınız alanlar arasında daha da fazla görsel ayrım yaratmak için her alana farklı bir proje rengi atayın.

Artık, alt projelerinizi ana projenin altına daraltarak proje listenizi temiz tutabilirsiniz. Örneğin, işteyken, kişisel projeleriniz gizliyken iş projelerinizi görünür tutabilirsiniz veya bunun tersi de geçerlidir.

İşleri basit tutmak için, önce iş akışınızı anlamak üzere GTD sisteminizi kurmayı bitirin. Gerekirse, daha sonra geri dönün ve projelerinizi daha geniş kategoriler halinde düzenleyin.

Sonraki eylemler

Bunlar, bir sonraki fırsatta yapacağınız net, somut bir eylem içeren görevlerdir (örneğin, “James’e ofis partisi için bütçeyi e-posta ile gönder”). Sonraki eylemler gelecekteki eylemlerden ayrıdır – eninde sonunda atacağınız ancak şu anda odaklanmanıza gerek olmayan adımlar.

Her proje için bir sonraki eylemi “@next” etiketiyle etiket leyerek tanımlayın. Etiket eklemek için görev alanına “@” yazın ve görev adını yazmaya başlayın.

Bitiş tarihi ve/veya saati olan görevler

Belirli bir tarihte ve/veya saatte tamamlanması gereken öğeler için bunları planlayın. Ancak dikkatli olun: GTD son tarihlere aşırı güvenilmemesi konusunda uyarır. Bunları yalnızca belirli bir tarih ve saatte gerçekten yapılması gereken görevlere ekleyin. Diğer her şey için bir sonraki eylemlerinize güvenin ve tüm görev listelerinizi haftalık olarak düzenli bir şekilde gözden geçirin (bu konuya daha sonra değineceğiz).

Bir görevi düzenlerken, Zamanlama alanına tıklayabilir ve takvimden bir tarih ve saat seçebilirsiniz. Ya da doğal dil kullanarak görev alanına son tarihi ve/veya saati yazabilirsiniz, örneğin önümüzdeki Pazartesi sabah 8‘de. Akıllı Hızlı Ekleme, son tarihi otomatik olarak tanıyıp vurgulayacak ve görevi kaydettiğinizde ekleyecektir. Düzenli olarak tekrarlanan görevler için her Çarşamba gibi yinelenen son tarihleri bile yazabilirsiniz.

Son tarihi olan öğeleri gelen kutusundan ilgili projeye veya çok adımlı bir projeyle ilişkili değillerse Tek Seferlik Görevler projesine taşıyabilirsiniz.

Gündemler

Gelen kutunuzda yakaladığınız bazı öğeler, sonraki eylemlerden ziyade başka biriyle görüşmek istediğiniz şeylerin hatırlatıcıları olacaktır. Bu gündem maddelerini takip etmek için:

• Ajandalar adında yeni bir proje oluşturun.

• Düzenli olarak iletişim kurmanız gereken her kişi için Gündemler altında yeni bir alt proje oluşturun. Örneğin, patronunuz ve tüm doğrudan raporlarınız. Düzenli olarak yaptığınız her ekip veya proje toplantısı için de alt projeler oluşturmak isteyebilirsiniz. Örneğin, Haftalık Pazarlama.

• Gündeme getirmeniz gereken konuları ilgili gündem alt projesine görev olarak ekleyin.

• O kişiyle buluştuğunuzda veya toplantıya geldiğinizde, ele almanız gereken tüm öğelerin bir listesini görmek için ilgili projeyi açın.

• (İsteğe bağlı) Gündem projelerinizi ilgili kişilerle paylaşın, böylece herkes tartışılacak öğeleri görebilir, ekleyebilir ve hatta atayabilir.

Referans malzemeler

Referans materyalleri, kaydetmeniz gereken, işlem yapılamayan öğelerdir (örneğin, vergi belgeleri, okuma materyalleri, elektronik tablolar, Word belgeleri, telefon numaraları vb.) Kendileri görev olmasalar da, genellikle bir görevi daha sonra tamamlamak için gereklidirler. Bu tür destekleyici referans materyallerini Todoist’te ilgili göreve veya proje yorumlarına ekleyerek düzenleyebilirsin:

• Göreve özgü referans materyalleri ilgili görevin yorumlarına eklenebilir.

• Daha üst düzey proje materyalleri (tasarım özellikleri, taslaklar, paylaşılan klasörler) proje yorumlarına eklenebilir veya bunlara bağlantı verilebilir.

Bu şekilde, göreve veya projeye başlamaya hazır olduğunuzda, ihtiyacınız olan tüm bilgiler elinizin altında olacaktır.

Muhtemelen belirli bir görev veya projeyle ilişkili olmayan referans materyalleriniz de olacaktır. Örneğin, daha sonra kullanmak üzere web’den kaydettiğiniz bir makale, önemli bilgiler içeren bir dosya veya eşinizin bir sonraki doğum günü için bir hediye fikri. Bunları Todoist’te takip edebilirsiniz. İşte nasıl yapılacağı:

• Yeni bir Referans projesi oluşturun

• Her bir referans listesi türü için Referans projesinin altında yeni alt projeler oluşturun. Örneğin, Hediye Fikirleri, Doğum Günleri, İletişim Bilgileri, Yemek Tarifleri vb.

• Referans malzeme görevlerinizi Gelen Kutunuzdan sürükleyip bırakarak uygun projeye taşıyın. Veya görevi düzenlemek için tıklayıp görev alanına “#” ve ardından proje adını yazarak Hızlı Ekleme yoluyla yeni bir proje seçin.

• Referans alt projelerinizi daraltmak için Referans ana projenizin solundaki gri oka tıklayın. Bu, listenizdeki görsel karmaşayı ortadan kaldırmaya yardımcı olur.

Bekliyorum

Bunlar, başkasına devredilmiş veya başkası tarafından harekete geçirilmeyi bekleyen öğelerdir. Örneğin, bir blog yazısı yazmayı bitirmeniz gerekiyorsa ancak editörünüzün son taslağınız hakkında size geri bildirim vermesini bekliyorsanız. Bu görevleri “@waiting_for” etiketiyle etiketleyerek tanımlayın. Bekleyen_için görevlerini ilgili oldukları projelerin içinde veya diğer görevlerle ilgisizlerse Tek Seferlik Görevler projesinin içinde düzenleyin.

Birgün/Belki

Kaydettiğiniz birçok öğe, gelecekte yapmak istediğiniz ancak şu anda üzerinde çalışacak bant genişliğine sahip olmadığınız şeyler için fikirler olacaktır (örneğin, seyahat etmek isteyebileceğiniz yerler, okunacak kitaplar, denemek isteyebileceğiniz yeni projeler, blog yazıları için fikirler, vb.) Bunları daha sonra gözden geçirebilmek istersiniz, ancak şimdi sisteminizi tıkamalarını istemezsiniz.

• Yeni bir Someday/Maybe projesi oluşturun

• Tüm görevleri ve/veya gelecekte yapmak istediğiniz ancak aktif olarak üzerinde çalışmadığınız görevleri ekleyin

• (İsteğe bağlı) Belirli “Bir Gün/Belki” görev türleri için alt projeler ekleyin. Örneğin, Bir Gün/Belki – Kişisel ve Bir Gün/Belki – İş projelerini ayırmak isteyebilirsiniz

• Yeni işler için zaman ve enerji açıldığında bir gün/belki projelerinizi gözden geçirin

Devredilebilecek görevler

Kendi zamanınızı ve enerjinizi boşaltmak için bir görevi delegeedebiliyorsanız, etmelisiniz. Todoist’te projeleri insanlarla paylaşabilir, onlara son tarihleriyle birlikte görevler atayabilir ve yorumlarda işbirliği yapabilirsiniz.

Paylaşım kurulumunuz koşullarınıza bağlı olarak farklı olacaktır. İşte bunu ayarlayabileceğiniz 3 yol:

• İşbirliği yaptığınız her kişi için ayrı bir paylaşılan proje oluşturun (bu amaçla Ajandalar alt projelerinizi bile yeniden kullanabilirsiniz)

• Ekibinize özelbir çalışma alanı oluşturun

• Yoğun işbirliği içeren mevcut projeleri geçici olarak paylaşın

Ya da her üç yaklaşımı bir arada kullanabilirsiniz.

Hızlı İpucu: “Atayan: ben” sorgusunu kullanarak devrettiğiniz tüm görevleri arayabilirsiniz. Haftalık gözden geçirmeniz sırasında başvurabileceğiniz kullanışlı bir listedir.

Bağlamlar

Proje listeleriniz ve görevleriniz sıralandıktan sonra artık bağlamları ele almaya hazırsınız. GTD’de bağlamlar, belirli bir görevi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz araçları, yerleri veya kişileri tanımlar. Başka bir deyişle, bağlamlar, mevcut koşullarınız göz önüne alındığında gerçekten tamamlayabileceğiniz şeylere odaklanmanızı sağlar. Örneğin, ofisinizdeyseniz, evde yapmanız gereken tüm sonraki işlemleri sıralamakla zaman kaybetmek istemezsiniz.

Yukarıda belirttiğimiz proje yaklaşımını izleyerek, bağlam eklemenin en kolay yolu etiketlerdir. GTD aşağıdaki bağlamları önermektedir:

• Bilgisayar/internet

• Ev

• Ofis

• Ayak İşleri

• Çağrılar

• Herhangi bir yerde

Ayrıca, mevcut bağlamınıza göre görevlerinizi hızlı bir şekilde sıralamanıza yardımcı olacak başka bağlamlar da ekleyebilirsiniz. Bazı insanlar tüm e-postalarıyla aynı anda ilgilenmek için E-posta bağlamı eklemeyi sever. Diğerleri ise bir görevin alabileceği süre için etiketler ekler. Örneğin, bir sonraki toplantınızdan önce sadece 15 dakikanız varsa, @15_min etiketiyle hızlı bir şekilde yapabileceğiniz tüm görevleri tanımlayabilmek yararlıdır. Çoğu insan için, internet bağlantınız olmadığında yapabileceğiniz görevler için “İnternet” etiketi yerine “Çevrimdışı” etiketi oluşturmak daha kullanışlıdır.

Aşırıya kaçmak ve her şey için etiket oluşturmaya başlamak cazip gelebilir – buna karşı koyun. GTD sisteminizin çalışması için, her bir göreve doğru etiketleri ekleme alışkanlığı edinmeniz gerekir. Ne kadar az etiket arasından seçim yapmak zorunda kalırsanız, hatırlamanız o kadar kolay olacaktır.

Etkileşim

İşte görevlerinizi netleştirmek ve düzenlemek için harcadığınız zamanın karşılığını alacağınız yer burasıdır. Sisteminiz artık mantıklı kategoriler halinde düzenlenmiş, somut, eyleme geçirilebilir öğelerle doludur ve devreye girmeniz için hazırdır. Yukarıdaki adımlarda eklenen tüm etiketlerin, projelerin ve son tarihlerin, herhangi bir anda “Şu anda ne yapmalıyım?” sorusuna hızlı bir şekilde yanıt vermenize yardımcı olduğunu göreceksiniz.

Görevlerinizi netleştirmek ve düzenlemek için harcadığınız zaman, işle ilgilenme zamanı geldiğinde yapacak daha az seçeneğiniz ve bulmanız gereken daha az referans materyaliniz olduğu anlamına gelir. Bir sonraki adımda ne yapacağınıza karar vermek için yaklaşan görevleri son tarihleriyle birlikte görebilir, görevleri etikete göre sıralayabilir veya bağlama göre sonraki eylemlerinizi görmek için filtreler oluşturabilirsiniz.

Bugün ve Gelecekteki görünümler

Çalışmaya hazır olduğunuzda, bugün tamamlamanız gereken görevleri görmek için sol taraftaki gezinme menüsünde Bugün’e tıklayın. Bu hafta ve gelecek haftalarda yapılacakları görmek için Gelecek ‘i açın.

Sonraki Eylemleri ve Bağlamları etiketler aracılığıyla görüntüleme

Tüm projelerinizdeki sonraki eylemlerin tam listesini görüntülemek için Todoist’inizin üst kısmındaki Hızlı Bul çubuğuna “@next” yazın.

Ayrıca, ilişkili tüm görevleri görmek için belirli bir etiketi seçerek görevlerinizi bağlama göre hızlı bir şekilde sıralayabilirsiniz. Örneğin, @errands etiketini ararsanız, siz dışarıdayken tamamlanabilecek @errands etiketine sahip görevlerin bir listesini görürsünüz. Tamamlanmasını beklediğiniz tüm görevlerin bir listesini görmek için @waiting_for etiketini arayın.

Ayrıca Todoist’inin solundaki etiket listesinde etiketin adına tıklayarak belirli bir etiketle etiketlenmiş tüm görevleri görüntüleyebilirsin.

Filtrelerle daha fazla özel görev görünümü oluşturma

Gerçek GTD sihri, Todoist’te filtreleri kullanarak kendi özel görev görünümlerinizi oluşturduğunuzda gerçekleşir. Filtreler aslında listeni tek tıkla sıralayan kayıtlı aramalardır. Görevleri aşağıdakilere göre aramak için filtreleri kullanabilirsiniz:

• Son tarih

• Etiket

• Öncelik

• Proje

• Görevin oluşturulduğu tarih

• Devralan

• Anahtar Kelimeler

• Ya da yukarıdakilerin bazılarının veya hepsinin bir kombinasyonu

Yardım Merkezimizde filtrelerin nasıl kurulacağı ve filtrelerle nasıl çalışılacağı hakkında tam bir kılavuzumuz var.

GTD için en uygun etiketler muhtemelen “@next_action” ile bir odak alanını veya bir bağlamı birleştirecektir. Örneğin, iş yerinde yapabileceğiniz tüm sonraki eylemler için bir filtre ayarlamak üzere “##Work & @next_action” sorgusunu kullanın. Bu, İş projenizdeki tüm görevleri ve @next_action etiketine sahip ilişkili alt projeleri gösterecektir. Veya “@next_action & @office” sorgusunu kullanarak ofiste tamamlanabilecek sonraki eylemler için bir filtre oluşturun.

En kullanışlı görev görünümleri özel ihtiyaçlarınıza bağlı olacaktır, ancak bunlar en yaygın kullanışlı olanlardan bazılarıdır:

En önemli görev görünümlerinizi favorilerinize ekleyin, böylece gezinme menünüzün en üstünde Projeler listenizin üzerinde görünürler. Filtreye, etikete veya projeye sağ tıklayın ve “Favorilere Ekle “yi seçin. Filtre daha sonra gezinti panelinizde görünecektir.

İnceleme

Her hafta listelerinizi gözden geçirmek, görevlerinizi düzenlemek ve sisteminizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için zaman ayırın. Gözden geçirme, değişikliklere uyum sağlamanıza, dikkatinizi yeniden odaklamanıza, sonraki eylemleri belirlemenize ve iş akışınız üzerinde düşünmenize yardımcı olur.

David Allen bu haftalık gözden geçirmeyi “başarı için kritik bir faktör” olarak adlandırmıştır çünkü sisteminizin sık sık gözden geçirilmesi sadece bir şeyler yapmanızı değil, doğru şeyleri yapmanızı sağlayacaktır.

Başlamak için Todoist’in GTD Haftalık Göz den Geçirme şablonunu projeler listene aktar. Bu şablon, her hafta gözden geçirmenizi tamamlamak için ihtiyaç duyacağınız tüm adımları içerir. Tüm gelen kutularınızın ve mevcut odak alanlarınızın listesini tutmak veya haftanızla ilgili düşünceleri izlemek için alt görevler veya görev yorumları ekleyerek şablonu özelleştirin.

Herhangi bir görev alanında yinelenen bir tarih belirleyerek haftalık gözden geçirmenizi planlayın. Tarihinizi “her Pazar saat 17:00’de” gibi doğal bir dille girin, Todoist görevi kaydettiğinizde otomatik olarak tanıyacak ve zamanlayacaktır.

Dünya çapında milyonlarca insanın Getting Things Done’un hayatlarını değiştirdiğine yemin etmesinin bir nedeni var. Sıkı GTD herkes için olmasa da, daha az endişelenmenize ve daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacak bir veya iki alışkanlık edinmeniz kaçınılmazdır. Daha az stresli ve daha üretken olmak isteyen herkes bunu en az bir kez denemelidir.

Bir deneyin ve GTD’nin hangi yönlerinin sizin için işe yaradığını görün!