Zaman Yönetimi İçin Gerçekçi Bir Rehber

Bir günde gerçekten 24 saatiniz yok.

Uyumak için ihtiyaç duyduğunuz zamanı çıkardığınızda gününüzün üçte birini zaten yemiş olursunuz. İş için 8 saat daha ayırın ve artık saatlerinizin üçte ikisi hesaba katılmıştır – ve buna işe gidip gelme veya mesai sonrası e-postalar dahil değildir.

Diğer her şey için günde en fazla 8 saatiniz kalır.

Gerçekçi olmak gerekirse – çocuk bakımı, aile sorumlulukları, yemek hazırlama, yemek yeme, ortalığı toplama, fatura ödeme ve yapılması gereken diğer sorumluluklardan sonra – bu süre oldukça azdır. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu tarafından gerçekleştirilen 2019 Amerikan Zaman Kullanıcı Anketi ‘ne göre, yetişkinler “sosyalleşme ve iletişim kurma”, “televizyon izleme” ve “oyun oynama” gibi kategoriler de dahil olmak üzere günde ortalama 5,19 saat boş zaman geçiriyor. Bu 5,19 saat ya da daha azı, yan projelerden kişisel bakıma kadar her şey için sahip olduğunuz alandır.

Para yönetiminin bizden mali durumumuzu bütçelememizi istemesine benzer şekilde, zaman yönetimi de saatlerimizi bütçelememizi talep eder. Hem hırslı hem de dengeli bir hayat yaşamak için bu saatleri akıllıca kullanmak, zamanınızı önceliklerinizle uyumlu hale getirmek anlamına gelir – bu ister forma girmek, ister evliliğinizi geliştirmek, ister daha fazla kitap okumak olsun.

Ama bazen hesaplar tutmuyor. Günümüzün beklenmedik aksaklıkları ve sanki havadan gelen görevler arasında, bu beş saat üç, iki, bir ya da hiç yokmuş gibi azalır. Saatlerimizi azaltan gizli güçlerin farkına varmak yerine, zamanımızı yönetemediğimiz için suçluluk duygusuna kapılırız.

Bu şekilde olmak zorunda değil. Hedeflerimize ulaşmak ve daha fazla iş yapmak için zaman yönetimi ilkelerini uygulayabilir, aynı zamanda bazen kendi beklentilerimizin altında kalacağımızı kabul edebiliriz.

Zaman yönetimine ilişkin bu gerçekçi rehber, zamanımızı en iyi şekilde değerlendirirken, bunalmaktan kaçınmak ve zamanınızdaki kısıtlamalarla çalışmayı öğrenmekle ilgilidir. Halihazırda zamanınızı nereye harcadığınızı anlamak, günlük karar verme sürecinize rehberlik edecek gerçekçi bir “zaman bütçesi” oluşturmak ve zaman bütçenizi esnek günlük ve haftalık planlara dönüştürmek için tavsiyeler bulacaksınız.Zaman yönetimi nedir? Zaman yönetimi, bir gün içindeki saatlerinizi iş ve yaşamdaki önceliklerinize verimli bir şekilde tahsis etmeye yönelik bir üretkenlik tekniğidir. Etkili zaman yönetimi, yapılacaklar listenize daha fazla görev sığdırmaktan ziyade, günlerinizin derinden sahip olduğunuz değerleri yansıtmasını sağlamakla ilgilidir.

 (Zaman) bütçenizi dengeleyin

Kişisel finans alanında bütçenizi dengelemek, paranızı nereye harcadığınızı bilmekle başlar. Bir finans uzmanı, banka ve kredi kartı işlemlerinizi, ödenmemiş bakiyelerinizi, yinelenen ödemelerinizi ve diğer ilgili para ayrıntılarını inceleyerek işe başlamanızı söyleyebilir. Muhtemelen sizden bir hafta veya bir ay boyunca satın aldığınız her şeyi kaydetmenizi ve harcamalarınızı özenle izlemenizi isteyeceklerdir.

Bu tür bir mali öz denetim, paranızın nereye gittiği konusunda daha fazla farkındalık geliştirmenize yardımcı olur. Gelirinizin %20’sinin yemek dağıtım hizmetlerine ve restoran paket servislerine harcandığını ya da kullanmadığınız aboneliklere ayda yüzlerce dolar harcadığınızı görmek sizi şaşırtabilir. Daha fazla bilgi sahibi olduğunuz bir yerden, bir ev peşinatına para yatırmak veya kredi kartı borcundan kurtulmak için bir plan – bir bütçe – oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Birçoğumuz zaman sıkıntısı yaşadığımızı, egzersiz yapmak, yan projelerimiz üzerinde çalışmak ya da sadece yavaşlamak için zaman bulamadığımızı hissederiz. Zaman yönetimi sorunlarımızı çözmek için zamanımızın nereye gittiğini araştırmalı, boşa harcanan saatleri bulmalı ve bunları sosyalleşmek veya uyumak gibi değerli çabalara yönlendirmeliyiz.

Zaman denetimini tamamlayın

Zamanımızın nereye gittiğini sezgisel olarak anlama konusunda pek iyi değiliz – ne kadar çalıştığımızı abartmaya ve dikkatimizi dağıtan şeylere harcadığımız zamanı küçümsemeye eğilimliyiz.

Zamanımızı nasıl harcadığımızı tahmin etmek yerine, bir zaman denetimini tamamlamak için bu adımları izleyin:

1. Zaman denetiminizi gerçekleştirmek için 1-3 gün seçin.
2. Her gün için bir tane olmak üzere aşağıdaki zaman takip formunun çıktısını alın.
3. Uyanık olduğunuz saatlerde saatlik bir zamanlayıcı ayarlayın (örneğin 1PM, 2PM, 3PM).
4. Zamanlayıcı saat başı kapandığında, bir önceki saatte ne yaptığınızı not edin. Dürüst olun – bu zaman denetimi sizin için, patronunuz için değil. Eğer çalışıyor olmanız gerekirken Twitter’a girdiyseniz, bunu da yazın.
5. Zaman denetimi sürenizin sonunda, zaman takip formlarınızı gözden geçirin, trendleri araştırın ve saatlerinizi belirli kategorilere ayırın (örneğin uyku, sosyal medya, iş, yemek pişirme, egzersiz, eğlence, çocuk bakımı, vb. İncelemenize rehberlik etmesi için aşağıdaki soruları kullanın:

• En büyük zaman kategorim nedir? Çalışma saatlerimin ne kadarını odaklanmış işlere harcıyorum? İletişim? Dikkat dağıtıcı şeyler?
• İş sonrası saatlerimin çoğunu ne yaparak geçiriyorum?
• Genel olarak dikkat dağıtıcı faaliyetlere ne kadar zaman harcıyorum?
• Hedef odaklı faaliyetlere yeterli zaman ayırıyor muyum?
• Saatlerimin ne kadarını sağlık ve/veya kişisel bakım faaliyetlerine ayırıyorum?

Zaman yönetimi izleyicisini pdf olarak indirebilirsiniz.

Herhangi bir zamanlayıcı ile bir zaman denetimi yapabilirsiniz, ancak bu zaman izleme uygulamalarından biri (veya her ikisi) ile birlikte daha kolay bulabilirsiniz:

Zaman denetiminiz tamamlandığında ve zamanınızı nasıl harcadığınızı daha iyi anladığınızda, iyileştirilmesi gereken alanları belirleyebilir ve daha iyi zaman yönetimi için çalışabilirsiniz.

Önceliklerinizi belirleyin

Önceliklerinizi bilmek istiyorsanız, zamanınızı nerede harcadığınıza bakın. Belki de öğrenmeye öncelik verdiğinizi düşünüyordunuz, ancak zaman denetiminiz, çevrimiçi kursunuza tıklamadığınız veya başucunuzdaki kitap yığınına dalmadığınız günlerin geçtiğini ortaya çıkardı. Zaman yönetimi, belirtilen önceliklerinizi gerçek önceliklerinizle aynı hizaya getirmekle ilgilidir.

Muhtemelen hayatta başarmak istediğiniz şeylerin uzun bir listesi vardır. Ancak her şey öncelikli olduğunda, hiçbir şey öncelikli değildir. Bunun yerine seçenekler arasında boğulur, odaklanma eksikliği hisseder ve kaçınılmaz olarak analiz felci yaşarız. Çözüm, yapılması gerekenler karmaşasından uzaklaşmak ve dar bir öncelikler listesine yönelmektir.

En önemli hedeflerinize odaklanın ve bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak en etkili eylemleri belirleyin:

• Çocuklarınızla daha yakın bağlar kurmak için onlarla kaliteli zaman geçirmeye öncelik verin.
• Daha sağlıklı beslenmek için evde sağlıklı yemekler pişirmeye öncelik verin.
• Bir derece kazanmak için, çalışmaya ve okumaya öncelik verin.

Herhangi bir zamanda kendinizi en fazla beş öncelik ile sınırlayın. Bu önceliklerin “iş” veya “yaşam” kovalarına girip girmediğine dikkat edin ve her zaman ikincisinde en az iki tane olduğundan emin olun – sadece iş önceliklerine sahip olmak tükenmişlik için bir plandır.

Bazı şeylere öncelik vermek, diğerlerinin önceliğini azaltmak anlamına gelir. Zaman denetiminize geri dönün ve yeni listenizle uyuşmayan faaliyetleri arayın. Bu, eşinizle daha kaliteli zaman geçirmek için gönüllülük taahhütlerinizi azaltmak veya işinizi başlatmak için arkadaşlarınızın fantezi futbol liginden çekilmek gibi bazı zor kararlar vermek anlamına gelecektir.

İyi geçirilen zamanın neye benzediğini yalnızca siz bilebilirsiniz. Mevcut önceliklerinizi dikkatle inceleyerek, zamanınızı nereye harcayacağınıza bilinçli bir şekilde karar verebilirsiniz.

Zaman bütçenizi oluşturun

Para bütçesinin harcama ödenekleri vardır; zaman bütçesinin ise saatlik ödenekleri vardır. Önceliklerinizi belirledikten sonra her biri için belirli süreler ayırın. Saatlik ödenekleri günlük ve/veya haftalık olarak düşünün. “Dışarıda yemek yemek için ayda 150 dolar” veya “medya abonelikleri için ayda 50 dolar” ayırdığınız gibi, “egzersiz için haftada 5 saat” veya “yemek pişirmek için hafta içi her gün 1,5 saat” ayırın.

Önceliklerinizin her birine ne kadar zaman ayırmanız gerektiğinden emin değilseniz, gerçekçi olarak sürdürebileceğinizi düşündüğünüz bir süre seçin. Parkinson Yasası, iş miktarının ona ayırdığınız zamana uyacak şekilde genişlediğini belirtir. Zaman kısıtlamaları uygulayarak ve bunlara bağlı kalarak, amaçladığımız her şeyi başaramayabiliriz, ancak mükemmelliği hız ile takas edebilir ve başlangıçta hayal ettiğimizden daha fazlasını tamamlayabiliriz.

Elbette bütçeler paramızı ya da bu durumda zamanımızı mükemmel bir şekilde harcamamızı sağlamaz. Tıpkı hata yapıp savurganlık yapabileceğiniz ya da birikimlerinizi tüketen acil bir durumla karşılaşabileceğiniz gibi, ev idaresine ayırdığınız zamanı eğlenceye yanlış ayırmanız ya da beklenmedik işlerin zaman bütçenizi tüketmesi kaçınılmazdır. Sorun değil. Amaç mükemmellik değil, farkındalıktır. Kontrolünüz dışındaki olayların sizi zaman bütçenizden vazgeçmeye zorladığı zamanlar olabilir, ancak bu zaman yönetiminden tamamen vazgeçmeniz gerektiği anlamına gelmez. Zaman bütçeniz tarafından yönlendirilirseniz, seçimlerinizin değiş tokuşları konusunda daha fazla farkındalık geliştirecek ve zamanınız hakkında daha bilinçli kararlar alacaksınız.

Gününüzü bloke etme alıştırması yapın

Önceliklerinizi ve zaman bütçenizi belirledikten sonra, zaman engelleme ile zaman bütçenizi harekete geçirin:

“Zaman bloklama, gününüzü zaman bloklarına ayırmanızı isteyen bir zaman yönetimi yöntemidir. Her blok, belirli bir görevi veya görev grubunu ve yalnızca bu belirli görevleri yerine getirmeye adanmıştır. Elinizden geldiğince yapacağınız işlerden oluşan ucu açık bir yapılacaklar listesi tutmak yerine, her güne ne zaman ne üzerinde çalışacağınızı belirleyen somut bir programla başlarsınız.”

Zaman engelleme yönteminin nasıl kullanılacağı aşağıda açıklanmıştır:

• Aracınızı seçin: Boş bir kağıt sayfası, günlük planlayıcı, dijital takvim veya yapılacaklar listesi uygulaması kullanın.
• Zaman blokları oluşturun: Sabah ilk işten başlayarak, 15 dakika ile iki saat arasında değişen belirli görevlere ayrılmış zaman blokları ekleyin. . Örneğin, zaman bütçenizde her gün yemek pişirmeye ayrılmış 1,5 saatiniz varsa, takviminize “17:00 – 18:30” arasında bir zaman bloğu ekleyin. Zaman bloklarınızın belirli olduğundan ve tüm gününüzü kapsadığından emin olun (örneğin, sabah 7:00-7:30 arası “kahvaltı”, 2:00-3:00 arası “gider raporlarını dosyalama” ve 10:30-11:00 arası “kitap okuma”).
• Buna göre ayarlayın: Geçici görevler ortaya çıktığında ve/veya belirli görevler beklediğinizden daha uzun sürdüğünde, zaman bloklarınızı ayarlayın. Zaman bloklarını günün ilerleyen saatlerine kaydırın veya haftanın ilerleyen günlerine erteleyin.

Gününüzün her saatini planlamak, öğle yemeği için bir saatlik bir blok ayırmak ve e-postalar için başka bir blok ayırmak ilk başta aşırı gelebilir. Ancak zaman blokajı, zamanınızın sınırlarını kavramanın ve sahip olduğunuz saatleri daha iyi kullanmanın etkili bir yoludur.

Önceden plan yapın

Günlerimize bir oyun planı olmadan başladığımızda, tepkisel olma eğiliminde oluruz. Öncelikten önceliğe stratejik olarak hareket etmek yerine, her e-posta pinginde gelen kutularımıza gelişigüzel dalıyor veya enerjimizi acil ama önemsiz görevlere odaklıyoruz.

Tepkiselliğin en iyi ilacı önceden plan yapmaktır. Günlerimizin derinliklerine dalmadan önce durup önceliklerimizi düşündüğümüzde, önümüzdeki saatlere niyet ve odaklanma ile yaklaşabiliriz.

Önceden planlama yapmak zaman yönetiminin temel taşıdır – hem haftalık hem de günlük planlama seansları öneriyoruz:

• Gününüzü planlayın: İster zaman engellemeyi ister tamamen başka bir üretkenlik yöntemini tercih edin, gününüzü önceden planlamaya değer. En iyi sonucu almak için günlük planlamanızı bir gece önce tamamlayın ve iş yerinde departman güncellemelerini paylaşmaktan büyükanne ve büyükbabanızı aramaya kadar her şey için zaman ayırın.
• Haftanızı planlayın. Önceki yedi güne baktığınız ve önünüzdekileri planladığınız haftalık bir gözden geçirme uygulayın. Planlamaya yardımcı olması için kendinize bir dizi soru sorun: Geçen hafta neyi başarmak istedim ama başaramadım? Önceliklerime öncelik vermemi engelleyen neydi? Önümüzdeki hafta gerçekleştirmek istediğim en etkili şey nedir?

Çoğu kişi için planlama başlı başına bir zaman maliyeti haline gelebilir ve daha fazla strese yol açabilir. Günlük ve haftalık planlama için bu üç kuralı aklınızda bulundurun:

1. Günlük planlamayı 15 dakika ve haftalık planlamayı 60 dakika ile sınırlandırın
2. Beklenmedik görevler için günlerinizde tampon oda bırakın
3. Planlarınızı değiştirmeniz gerekirse yapılacak işleri değiştirmeye açık olun

Planlar mükemmel bir gün geçirmenizi sağlamak için değildir. Bunun yerine, günlük planınızı size doğru yönde rehberlik eden bir pusula olarak düşünün ve kuzeye birkaç derece uzakta olsanız bile.

Gününüzde daha fazla zaman yaratın

Sahip olduğunuz saatleri etkili bir şekilde kullanmak, zaman yönetimi denkleminin yalnızca bir tarafıdır. Bu matematik probleminin diğer tarafında ne var? Gününüzde daha fazla saat yaratmak için stratejiler. Güne 25. bir saat ekleyemeseniz de, 24 saati çok daha fazla gibi hissettirmenin yolları vardır.

Odaklanma

İş, günümüzün en büyük parçalarından birini oluşturuyor ve çoğu kişi için en az sekiz saat sürüyor. Ancak, zaman denetiminizde keşfetmiş olabileceğiniz gibi, çalışma saatlerimiz her zaman çalışarak geçmiyor.

Dikkat dağıtıcı unsurlar ve kesintiler – hem dışarıdan hem de kendimizden kaynaklanan – gerçek çalışma süremizi 7, 6, 5, 4, hatta 3 saate indiriyor, ancak iş yükümüz aynı şekilde devam ediyor. Dikkat dağıtıcı unsurlarla kaynağında mücadele etmek yerine, iş günlerimizi buna uyum sağlayacak şekilde uzatıyoruz.

“Akış” kavramını tanıması ve adlandırmasıyla tanınan psikolog Mihaly Csikszentmihalyi, Flow: The Psychology of Optimal Experience adlı kitabında odaklanmış ve yönlendirilmiş dikkatin değeri hakkında yazıyor:

“Bilincini kontrol edebilen bir kişinin işareti, dikkatini istediği gibi odaklayabilmesi, dikkat dağıtıcı şeylere karşı kayıtsız kalabilmesi, bir hedefe ulaşmak için gereken süre boyunca konsantre olabilmesi ve daha uzun süre konsantre olamamasıdır. Ve bunu yapabilen kişi genellikle günlük yaşamın normal akışından keyif alır.”

Odaklanmayı benimsemek ve akışı bulmak için bu ipuçlarıyla günlerinizi daha büyük bir niyetle yönlendirin ve daha iyi bir denge bulun:

• İdeal çalışma ortamınızı yaratın: Gürültülü ve dikkat dağıtıcı bir ortamda çalışmak zordur. İster çalışma alanınızdan taşan kağıt yığınları ister açık kat planlı ofisinizde adınızı bağıran iş arkadaşlarınız olsun, akışı bulmak ve orada kalmak zordur. Odaklanmaya elverişli bir çalışma alanı yaratın: masanızın dağınık olmadığından emin olun ve konsantrasyon modunda olduğunuzu belirtmek için kulaklık takın. Mümkünse evden çalışmayı talep edin ve kendi ev ofisinizi optimize edin.
• Site engelleyicileri kullanın: Kendinizi sosyal medyanın, gelen haberlerin ve çevrimiçi vitrin alışverişinin sürekli damlamasına bırakın. Çalışma saatleriniz boyunca dikkat dağıtıcı web sitelerine erişimi kısıtlamak için Self Control (macOS) ve Freedom (Windows, MacOS, iOS, Android) gibi site engelleyicileri kullanın.
• Bağlam değiştirmekten kaçının: Birden fazla sekmeye tıklamak ve aynı anda hem çalışıp hem de kaytarmaya çalışmak arasında bağlam değiştirmek, zamanınız ve dikkatiniz için bir vergidir. Bağlam Değiştirme Üretkenliğinizi Nasıl Sabote Eder başlıklı makalemizdeki bilim destekli stratejilerle bu ücreti ödemekten kaçının.

Paketleme

Çoklu görev ile karıştırılmaması gereken görev demetleme, birbirini tamamlayan görevleri birleştirerek gününüzde daha fazla zaman yaratır. Çalışırken televizyon izlemek muhtemelen verimsiz olsa da, çocuklarınızla vakit geçirirken ayak işlerini yapmak, aynı anda birden fazla şeye öncelik vermenize yardımcı olur.

Benzer şekilde, sağlıklı kalmak ve gevşemek için yürüyüş yapmak, podcast dinlerken, entelektüel meraklarınızı keşfederken veya en sevdiğiniz komedyenlerle birlikte gülerken yapılabilir. Aynı anda iki görevi tamamlamak için birleştirebileceğiniz görevleri düşünün.

Delegasyon

Laura Vanderkam’ın 168 Saat kitabında : Düşündüğünüzden Daha Fazla Zamanınız Var adlı kitabında, zaman yönetiminin önemli bir yönünün temel yetkinliklerinize odaklanmak olduğunu öne sürüyor:

“Bir bireyin temel yetkinlikleri en iyi şekilde birden fazla alanda kullanılabilecek yetenekler olarak düşünülebilir. Önemli ve anlamlı olmalıdırlar. Ve en iyi yaptığımız ve başkalarının aynı derecede iyi yapamadığı şeyler olmalıdır.”

Vasat olduğunuz veya başkası tarafından tamamlanabilecek görevlerle zamanınızı boşa harcamak yerine, mükemmel olduğunuz işlere odaklanın. Bu görevlerin dışında, mümkün olduğunca çok yetki devretmeye çalışın:

“Hayattan en iyi şekilde yararlanan insanlar zamanlarının mümkün olduğunca çoğunu bu temel yetkinlik faaliyetlerine, mümkün olduğunca azını da diğer şeylere harcarlar.”

İşte devretmeyi düşünmeniz gereken görev türleri:

• Temelyetkinlik dışı işler: Temel yetkinliklerinizin dışında kalan işleri doğrudan raporlarınıza veya kuruluşunuzun diğer istekli üyelerine devredin. Delegasyon yeteneği sınırlı olan bireysel bir katılımcıysanız, yöneticinize zamanınızın daha büyük bir kısmını temel yetkinliklerinize ayırmanızın şirkete daha iyi hizmet edeceğini belirtin.
• İdari görevler: Kişisel veya sanal bir asistan tutabilecek durumdaysanız, seyahat rezervasyonu, fatura ödemeleri, gider raporları ve diğer zaman alıcı yapılacak işler gibi görevleri devretmeyi düşünün.
• Ev işleri: Evdeki temizlik ve düzenleme işlerinin üstesinden gelmekte zorlanıyorsanız ve ayıracak geliriniz varsa, ayda 1 ila 2 kez evinize gelmesi için bir temizlikçi tutun. Eğer durum böyle değilse, ev arkadaşlarınız, eşiniz ve/veya çocuklarınızla herkesin ev işlerinde kendi payına düşeni yapması konusunda bir konuşma yapın. Bir temizlik programı oluşturun ve bunu görünürlük ve hesap verebilirlik için merkezi bir yere koyun.

Yetki devretmek, programınızın kontrolünü geri almak için sorumlulukları bırakmakla ilgilidir. Tasarruf ettiğiniz saatler en acil olana değil, en önemli olana yönlendirilebilir.

“Hayır” demek

Görevleri bırakmak bir strateji olsa da, belki de daha iyi strateji hiçbir zaman bir görevi üstlenmemektir. Beyin fırtınası oturumlarına çekilirken veya geçici iş talepleri gönderilirken aylık finans raporunu tamamlamak zordur, ancak “hayır” demek tüm sosyal insani dürtülerimize aykırıdır.

İster iş arkadaşlarınızdan, ister ailenizden veya arkadaşlarınızdan gelsin, talepleri geri çevirmek zordur, ancak kendinizi suçlu, kaba veya bencil hissetmeden bunu yapmak mümkündür. Toplantılardan saygılı bir şekilde ayrılmak, ek iş yükünü geri çevirmek ve fırsatlardan vazgeçmek için bu satırları deneyin.

Toplantıları reddetmek:

Merhaba [İsimleri],

Beni bu toplantıya davet ettiğiniz için teşekkür ederim!

Ne yazık ki şu anda birbiriyle yarışan birkaç önceliğim var ve zamanımı x konusuna odaklanarak geçirmemin daha iyi olacağını düşünüyorum. Bir karara varılabileceğinden/projenin benim katkım olmadan da ilerleyebileceğinden emin olsam da, yardımcı olacaksa [tarih] öncesinde eşzamansız olarak ihtiyaç duyduğunuz girdileri sağlamaktan memnuniyet duyarım. Alternatif olarak, Perşembe veya Cuma günü saat 1’de 15 dakika görüşmek için programımda biraz zamanım var.

Teşekkür ederim,
[Adınız]

Azalan ek iş yükü:

Merhaba [İsimleri],

Bu ilginç bir projeye benziyor! Normalde bunu üstlenmeye istekli olsam da, şu anda x üzerinde çalışıyorum ve son teslim tarihi için bu göreve öncelik verecek bant genişliğine sahip değilim.

Bu son tarihi değiştirmek mümkün olabilir mi?
Eğer değilse, bunu yapmak için önceliğimi azaltmam gereken en iyi şey ne olabilir?

Teşekkür ederim,
[Adınız]

Yeni fırsatların reddedilmesi:

Merhaba [İsimleri],

Bu fırsat için beni düşündüğünüz için teşekkür ederim, inanılmaz derecede gururlandım! Ne yazık ki devam eden projelerim ve önceliklerim nedeniyle katılamayacağım.

X’i tanıyor musunuz? Bu konuda iletişime geçmek için harika bir kişi olacaktır – bir tanıştırma yapmaktan mutluluk duyarım.

Her iki durumda da, gelecekte programım elverdiğinde bir şeyler üzerinde işbirliği yapmayı çok istediğim için iletişim halinde kalalım.

Teşekkür ederim,
[Adınız]

Yeni bir görev veya fırsat mevcut önceliklerinizle uyumlu olmadığında ve mevcut odak alanlarınızdan zaman çalacağında “hayır” demeyi kabul edin.

Otomatikleştirme

Teknoloji zamanımızı çalabildiği gibi geri de verebilir. Manuel işler için harcadığınız zamanı azaltmak için otomasyonu kullanın ve bu dakikaları, hatta saatleri gününüze geri ekleyin.

• Görev yönetimi: Otomasyon uygulamalarıyla dijital yapılacaklar listenize her yerden görevler ekleyin. Örneğin, yeni Shopify siparişlerini otomatik olarak Todoist görevlerine dönüştürmek için Automate.io’yu kullanın. Ya da yeni JIRA sorunlarını Todoist görevleri olarak eklemek veya Gmail’de yeni yıldızlı e-postaları Todoist görevleri olarak eklemek için Zapier’i kullanın. Pleexy gibi bir araçla tüm görevlerinizi merkezileştirmeyideneyin.
• Bankacılık ve finans: Otomatik fatura ödemeleri ayarlayın, böylece son ödeme tarihini asla kaçırmazsınız. Ayrıca tasarruflarınızı ve yatırımlarınızı otomatikleştirmeyi, her ay çek hesabınızdan önceden belirlenmiş bir miktar para aktarmayı düşünün.
• E-posta takipleri: E-postaları planlamanızı sağlayan ve geri dönmediğinizde takip etmeniz için size hatırlatıcılar gönderen bir e-posta sistemi kullanarak zihinsel enerjinizi ve zamanınızı boşaltın (örneğin Gmail için Boomerang).

Otomasyonu benimseyerek, ister bir yan proje üzerinde çalışmak ister kardeşlerinizle vakit geçirmek olsun, daha yüksek öncelikli görevlere yönlendirebileceğiniz zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Rahatlatıcı

Daha fazla zaman yaratmak için izin almak mantığa aykırıdır, ancak işten uzakta geçireceğiniz zaman hakkında tam olarak bu şekilde düşünmelisiniz. Aşırı çalışmaktan kaynaklanan stres sağlığınıza, refahınıza ve işinize zarar verir.

Mayo Clinic‘e göre, stresin yaygın yan etkileri arasında “kaygı”, “motivasyon veya odaklanma eksikliği” ve “bunalmış hissetme” yer almaktadır. İşleri halletmek ve odaklanma modunda kalmak için pek de uygun koşullar değil. Aksine, bu duygular bizi erteleme yoluna götürebilir, çok stresli ve bunalmış bir halde işe başlayamayız bile.

Aşırı çalışmaya yol açan koşullar tamamen sizin kontrolünüzde değildir, ancak stresin yan etkilerinden kaçınmak ve proaktif olarak bunalma ve tükenmişliği uzak tutmak için bir birey olarak yapabileceğiniz şeyler vardır:

• Ara verin: Genel bir kural olarak, her saat başı beş dakikalığına masanızdan kalkın. Mola verdiğiniz sürece iş:mola oranınızı ayarlamaktan çekinmeyin. Mola sırasında sosyal medyada gezinmekten kaçının. Bunun yerine hızlıca esneyin, dışarı çıkın ya da bir arkadaşınızla veya iş arkadaşınızla sohbet edin.
• İş gününüzün resmi bir bitiş saati olsun: Akşama kadar e-postaları yanıtlamak veya gece iş telefonlarına cevap vermek yerine her gün belirli bir saatte ofisten çıkmayı veya dizüstü bilgisayarınızı kapatmayı taahhüt edin. Yapılacak işlerinizi gözden geçirmeyi ve masanızı toplamayı içeren bir iş kapatma ritüeli düşünün.
• Tatil zamanınızı ayırın: Tatil günlerinizden yararlanın ve her yıl işle bağlantınızı kesmek için düzenli olarak izin alın. Gidecek bir yeriniz yoksa, şehrinizi keşfedeceğiniz veya sadece evde gevşeyeceğiniz bir konaklama tatili düşünün. Yöneticiyseniz, raporlarınız için iyi bir örnek oluşturmaya ve izin zamanınızı kullanmaya özellikle dikkat edin.
• Egzersiz yapın: Zamanınızın bir kısmını fitness’a ayırın. Spor salonuna gitmek, dışarıda yürümek veya forma girmek ya da formda kalmak için başka herhangi bir şey için saatler ayırın. Sosyalleşme ve egzersizi bir araya getirmek için bir eğlence sporları ligine katılın veya arkadaşlarınızla yürüyüşe çıkın.
• Uyku: Akşamları yeterince dinlenmeye öncelik verin ve her gece en az 7,5 saat uyumayı hedefleyin. İyi bir gece uykusuyla dinlenmiş ve tazelenmiş olduğumuzda, zamanımızı yönetmek ve odağımızı yönlendirmek çok daha kolay olur.

Yapılacaklar listenizi hazırlarken veya gününüze zaman ayırırken, dinlenmeyi ve rahatlamayı aklınızın bir köşesinde tutun. Bununla birlikte, boş zamanınızı aşırı planlamak konusunda dikkatli olun – boş zaman, çok fazla planlama ile bir angarya, uzun yükümlülükler listemizdeki başka bir görev gibi hissedilebilir.

Zaman yönetimi için doğru araçları kullanın

Zaman yönetimi yolculuğunuzda size yardımcı olması için kullanabileceğiniz çok sayıda araç var. Tercih edebileceğiniz bir dizi kağıt planlayıcı olsa da, her gün görevlerinizin başında kalmanıza yardımcı olacak basit dijital araçlara odaklanacağız.

Yapılacaklar listesi

Gün içinde yapmanız gerekenleri ve bunları ne zaman yapacağınızı yakından takip etmek için Todoist gibi dijital bir yapılacaklar listesi uygulaması kullanın. Her bir görevin ne kadar süreceğini tahmin edin, her birine bir zaman (örneğin sabah 10:00) ve/veya etiket (örneğin @60dk) ekleyin. Görevlerinizi takviminizde ve takvim etkinliklerinizi yapılacaklar listenizde görmek için Todoist’i Google Takviminizle entegre edin.

Zaman yönetiminde yapılacaklar listesinden en iyi şekilde yararlanmak için, bir arkadaşınızla kahve içmekten oturma odasını toplamaya kadar her şeyi listenize ekleyin. Hem kişisel hem de işle ilgili görevleri eklemek, her gün yapmanız gerekenlerin tam kapsamını görmenizi sağlayacaktır.

Takvim

Saatten saate ne yaptığınızı netleştiren bir dijital takvim uygulaması kullanın. Toplantı ve etkinliklerin yanı sıra, gün boyunca tamamlayacağınız görevlerin zaman bloklarını da ekleyin (makalenin başındaki “Zaman bloklama” bölümüne bakın).

Aşağıdaki takvim uygulamalarını öneriyoruz:

• Google Takvim
• Apple Takvimi
• Fantastik

Hangi aracı tercih ederseniz edin, günlerinizi kaplayan blokların hedeflerinizi ve önceliklerinizi yansıttığından emin olmak için takviminizi yakından izleyin

Zaman takipçisi

Zaman denetiminizin ötesinde, zaman takibini zaman yönetimi stratejileri cephaneliğinizin bir parçası olarak tutmak yararlıdır. Zamanımızın nereye gittiğinin farkında olmak, doğru yolda olduğumuzu bilmek için yararlıdır. Ayrıca odak noktamızdan saptığımızda zamanımızı önceliklerimizle yeniden hizalamamıza da yardımcı olabilir.

Zaman denetiminiz için daha önce önerilen Toggl (kullanışlı bir takvim görünümü de vardır) ve RescueTime, sürekli kullanım için mükemmel araçlardır.

Zaman yönetiminde çoğu üretkenlik uzmanının göz ardı ettiği büyük ve göze batan bir sınırlama vardır: zamanınız tamamen sizin kontrolünüz altında değildir. Geleneksel zaman yönetimi, mükemmel bir planlama ve doğru önceliklendirme yaparsak, saatlerimizi tam olarak istediğimiz hayatı yaşamak için kullanabileceğimizi öne sürer. Harika ilişkiler kurabilir, işte terfi alabilir ve haftada beş antrenman yapabiliriz. Bu mantık doğru olmasa da, en iyi ihtimalle eksiktir. En kötüsü de, başarısız olduğumuzda kendimizi suçlu ve yetersiz hissetmemize neden olan gerçekçi olmayan beklentiler yaratır.

En iyi niyetle bile olsa, zamanımızın nereye gittiğini merak ettiğimiz günler, hatta haftalar olacaktır. Bir çocuğun öfke nöbeti sabahınızı ele geçirdiğinde veya yaklaşan bir teslim tarihi tüm gece çalışmanız anlamına geldiğinde, zaman bütçelerimiz önemsiz hale gelir ve denge fikri tuhaf gelir.

Ancak zamanımızı yönetemediğimiz için suçluluk duymak yerine, zaman yönetimini olduğu gibi kabul etmek daha iyidir: mükemmellik için değil, iyileştirme için bir sistem. Önceliklerimizi tanımlamak, onları her zaman listemizin en üstüne yerleştiremesek bile değerlidir. Saatlerimizi istediğimiz gibi kullanamasak bile zamanımızın nereye gittiğini bilmek değerlidir. Günlük bir plan oluşturmaya değer, bunu sadece yarı yolda yapsak bile.

Sürekli olarak zaman yönetimi ilkelerine geri dönerek ve odaklanma ve dikkat dağınıklığından kurtulma stratejilerini uygulayarak dakikalarımızı, saatlerimizi ve günlerimizi anlamlı işler ve unutulmaz yaşam anlarıyla doldurabiliriz. En azından çoğu zaman.