Bağlam değiştirme için ödediğiniz verimlilik vergisi

Gün geçtikçe, iş günlerimiz bir yanda e-postalar, mesajlar ve haber uyarıları, diğer yanda ise kuşatılmış dikkatimiz arasında Herkülvari bir mücadele gibi geliyor. Evden çalışmanın getirdiği ek baskılarla birlikte, ortalama bir iş günü sonsuz bir çarkın dönmesi gibi gelebilir.

Kesintilere yanıt olarak ekranlar, uygulamalar ve görevler arasında geçiş yapmanın o çok tanıdık deneyiminin bir adı var: bağlam değiştirme. Ve bağlam değiştirme günlük gerçekliğiniz olduğunda işleri halletmenin bu kadar zor olmasının bir nedeni – aslında birçok nedeni – var.

Bu rehber, bir şeyden diğerine her geçişinizde maruz kaldığınız dikkat vergisini, bunun neden neredeyse hepimizin mücadele ettiği bir şey olduğunu ve iş gününüze daha odaklanmış bir sakinlik getirmek için kullanabileceğiniz somut stratejileri inceliyor.

Bağlam değiştirme nedir?

Bağlam değiştirme terimi ilk olarak bilgisayarlarda, işletim sistemlerinin aynı merkezi işlem biriminden birden fazla işlemi nasıl çalıştırdığını tanımlamak için kullanılmıştır: uygulamalar arasında geçiş yaptığımızda, bilgisayarlarımız işlem gücünü bir istekten diğerine aktarır ve biz ona geri dönene kadar ilkini beklemeye alır.

Teknolojimiz bağlam değişimlerinin üstesinden hiç vakit kaybetmeden gelebilirken, insan beyni bunu yapamıyor. Görevimizin ortasında her kesintiye uğradığımızda, zamanımız ve dikkatimiz için bir vergi ödüyoruz.

Diyelim ki bir rapor yazıyorsunuz ve yeni bir e-posta hakkında bir bildirim aldınız. Alışkanlık dışında, önemli bir şey olup olmadığını görmek için bildirime dokunursunuz. Az önce bağlamları raporunuzdan gelen kutunuza geçirdiniz. Patronunuzdan bazı veriler için bir talep. Önemli bir şey değil, hafta sonuna kadar ihtiyacı yok. Daha sonra geri dönmek üzere okunmamış olarak işaretliyor ve raporunuza geri dönüyorsunuz.

Bu kesinti beş dakikadan fazla sürmedi. Ancak raporunuza geri döndüğünüzde, dikkatinizin bir kısmı e-postada kalır. Buna dikkat kalıntısı denir ve raporu bitirmenizi zorlaştırır. Minnesota Üniversitesi’nden bir araştırmacı ve insan dikkati konusunda uzman olan Sophie LeRoy, kesintilerin etkisini şu şekilde açıklıyor:

“Görev değiştirdikten sonra dikkat kalıntısı yaşayan kişilerin bir sonraki görevde düşük performans göstermesi muhtemeldir. Kalıntı ne kadar kalınsa, performans da o kadar kötüdür.”

Bu, e-postanızı kontrol etmenin maliyetinin sadece raporunuzdan çaldığınız beş dakika olmadığı anlamına gelir – aynı zamanda daha az gerçek olmayan ancak ölçülmesi çok daha zor olan zaman ve üretkenlik kaybına da dikkat vergisi ödediniz. Ve bu sadece bir bağlam değişikliğinin bedeli. Modern bilgi çalışanı tüm gününü sayısız görev, program, ekran ve sekme arasında gidip gelerek geçirir. Bir Microsoft çalışmasının bulduğu gibi:

“E-posta ve yüz yüze etkileşimde ne kadar fazla zaman geçirilirse ve toplam ekran geçişleri ne kadar fazla olursa, insanlar gün sonunda kendilerini o kadar az üretken hissediyor.”

Dikkatiniz ne kadar çok bölünürse, herhangi bir şeye odaklanmak o kadar zorlaşır ve bu da zihinsel yorgunlukla sonuçlanan bir kısır döngüye neden olur.

Neden bağlam değiştiriyoruz?

Bağlam değiştirmek dikkatimize ve üretkenliğimize büyük zarar verir, ancak bu bizim için o kadar doğal hale gelmiştir ki çoğu zaman bunu yaptığımızın farkına bile varmayız. Odaklanmak neden bu kadar zor?

Dijital araçlarımız aşağıdakileri kesmek için tasarlanmıştır

Dijital teknoloji çalışma ve yaşama şeklimizi hızla dönüştürdü ve sosyal medya, ekip iletişimi ve diğer uygulamaları kullanımımız mantar gibi çoğaldı. Bain ve Harvard Business Review‘a göre, sadece 2015’ten 2018’e kadar işletme başına kullanılan ortalama uygulama sayısı %43 arttı. Dropbox ‘ın da belirttiği gibi, bu durum bir “karmaşıklık patlaması” yarattı:

“Eklediğimiz her araç veya hizmet, yeni karmaşıklıklar ve karşılıklı bağımlılıklar ekleyerek yeni bir işbirliği ve bildirim ağı oluşturuyor.”

Bildirimler ve okunmamış mesaj sembolleri gibi özelliklerle, teknolojimiz varsayılan olarak bizi kesintiye uğratmak üzere tasarlanmıştır. Recode’un yazdığıgibi:

“Sorun şu ki, bir mesaj göndermek, nasıl daha az mesaj alacağınızı bulmaktan veya yazılımın sizi daha üretken hale getirebilecek çeşitli seçeneklerini bulup etkinleştirmekten çok daha kolay.”

Rescue Time‘a göre, çoğu çalışan e-posta veya anlık mesajı kontrol etmeden 6 dakika geçiremiyor. Florida Eyalet Üniversitesi ‘ndeki araştırmacılar, cevap vermesek bile yeni bir mesaj ya da cevapsız çağrı görmenin dikkatimizi başka yöne çektiğini ve elimizdeki işe odaklanmakta zorlandığımızı ortaya koydu. Aslında, Tüketici Araştırmaları Derneği Dergisi‘nde yayınlanan bir araştırmaya göre, bakmıyor olsak bile telefonun aynı odada bulunması bile bilişsel kaynaklarımızı yıpratıyor.

Bilgi içinde boğuluyoruz

1255 gibi erken bir tarihte, Dominiken rahip Beauvaisli Vincent şu gözlemdebulunmuştur: “Kitapların çokluğu, zamanın kısalığı ve hafızanın kayganlığı, yazılan her şeyin akılda eşit şekilde tutulmasına izin vermez.”

Keşiş Beauvais o zamanlar bunalmışsa, bugün ne kadar aşırı yüklenme ile karşı karşıya olduğumuzu takdir edelim. Teknolojimiz ve toplumun karmaşıklığı nedeniyle, bilgi içinde yüzüyoruz – ve çoğu zaman boğuluyoruz. Okta‘ya göre ortalama bir yöneticinin yıllık iletişim sayısı 1970’lerde yaklaşık 1.000 iken 2010’larda 30.000’in üzerine çıktı, yani her 4 dakikada 1 iletişim. Kütüphaneler, bilgi bilimi uzmanları ve bilgisayar bilimcileri tüm bunları yönetecek sistemler geliştirmek için mücadele ediyor.

Değerli olsa bile, modern ortamımızda bilgi gürültü gibi geliyor.

Çalışma kültürü duyarlılığı ödüllendirir

Ekip üyelerinin e-postalara ve ekip mesajlaşma araçlarına hemen yanıt vermesinin gerçek ya da algılanan bir beklenti olduğu “her zaman açık” iş yerlerinde bağlam değiştirme kaçınılmazdır. Muhtemelen kasıtlı olmasa da, bu işyerleri çalışanlarını duyarlı ve sürekli ulaşılabilir oldukları için ödüllendirerek ve pekiştirerek herhangi bir iş yapmalarını zorlaştırır.

Carnegie Mellon araştırmacıları, uygulamalar çağından önce, 2004 yılında bile çalışanların bir görevi değiştirmeden önce ortalama sadece 3 dakika geçirdiğini tespit etti. Rescue Time araştırmasına göre, birçok çalışan kesintileri filtrelemek için “büyük çaba” sarf etse de, yalnızca %13’ü konuyu patronlarına veya iş arkadaşlarına açtı ve yalnızca üçte biri bir çözüme ulaştı. Bu durum, işin çok daha bölümlere ayrıldığı ve çalışanların yazışma gibi bir sonraki göreve geçmeden önce dosyalama gibi tek bir göreve odaklandığı önceki dönemlere kıyasla büyük bir değişimdir.

Beynimiz yeniliği arzular

Kesintiler sadece dışarıdan gelmez. Aslında sözümüzün kesilmesi kadar kendi sözümüzü kesmemiz de olasıdır. Kaç kez toplantısız bir öğleden sonrayı Reddit tavşan deliğine girerek geçirdiniz?

The Shallows‘da: What the Internet is Doing to Our Brains adlı kitabında Nicholas Carr, beynimizin nöroplastisite yoluyla, teknolojik yenilikler gibi çevremizdeki değişikliklere nasıl uyum sağladığını, yani belirli becerileri kazanıp kaybettiğimizi açıklıyor. Sosyal medya, e-posta ve ekip iletişim araçları, insanlarla bağlantı kurma ve yeni bilgilere erişme isteğimizi harekete geçirirken, kitap ve gazetelerden oluşan okuryazarlık kültürümüzün geliştirdiği odaklanma ve işleme becerilerini azaltıyor. Carr’ın yazdığı gibi:

“[H]er kesinti bize değerli bir bilgi getirir… Ve bu yüzden internetten bizi daha fazla ve farklı şekillerde kesintiye uğratmaya devam etmesini isteriz. Aldığımız zorlayıcı ya da en azından dikkat dağıtıcı bilgilerin zenginliği karşılığında konsantrasyon ve odak kaybını, dikkatimizin bölünmesini ve düşüncelerimizin parçalanmasını isteyerek kabul ediyoruz.”

Dahası, kumar makineleri gibi, bildirimler ve sonsuz kaydırma gibi teknoloji özellikleri, beynin öngörülemeyen yenilik sevgisini harekete geçirmek için tasarlanmıştır; bu da zevkle ilişkili kimyasal dopamin üretimini uyarır ve daha fazlası için geri gelmemizi sağlar. Ve önümüzde bir sürü tarayıcı sekmesi gibi birden fazla şey olduğunda, hepsine bakmak isteriz.

Bilim insanları hala teknolojilerimizin insan psikolojisi ve nörobiyolojisi üzerindeki etkilerini tam olarak anlamaya çalışıyor, ancak beyinlerimizin dikkat dağıtmaya hevesle tepki verdiği açık.

Her bağlam değişikliği için ödediğimiz “vergi”

Çevremiz bunu teşvik ettiği ve bilgi sahibi olmamıza yardımcı olduğu için bağlam değiştiriyoruz. Ama ne pahasına?

Üretkenliği öldürür

Bağlam değiştirdiğimizde, beynimiz aynı anda birden fazla uyaran alır. Bu da düşünceyi ve karar vermeyi yavaşlatan bir “yanıt seçimi darboğazına” yol açar. Bir dikkat dağınıklığından sonra bir göreve geri dönüldüğünde, yeniden odaklanmak 23 dakikaya kadar sürebilir. Geçiş yapmanın bir sonucu olarak ortaya çıkan “kısa zihinsel bloklar” bile bir kişinin üretken zamanının %40‘ına kadarını alabilir.

Bilişsel işlevi engeller

Yeni bir mesajı veya sohbeti kontrol etmek için bağlamları her değiştirdiğimizde, beynimizi zaten uğraştığınız her şeyin üzerine bilgi – bu rapor istatistikleri, bu e-postanın ifadesi, sosyal medyadaki haberler – ile dolduruyoruz. Ancak “çalışma belleği depolama kapasitemiz” ya da kafamızda aynı anda ne kadar bilgi tutabileceğimiz oldukça sınırlıdır.

Bir seferde 3 ila 7 arasında bilgiyi tutabiliriz. Bağlam değiştirme, bizi yeni bilgilerle doldurarak, halihazırda uğraştığımız bilgileri saklamak ve işlemek için ihtiyaç duyduğumuz beyin alanını elimizden alır. Aslında, mesajlar ve iş arasında hokkabazlık yapmaya çalışan insanlar 10 puanlık bir IQ düşüşü görüyorlar – bir gece uykusuz kalmaya eşdeğer ve esrar içtikten sonraki düşüşün iki katından daha fazla.

Dikkati azaltır

Isaac Newton şöyle der: “Eğer değerli keşifler yaptıysam, bunu başka herhangi bir yetenekten çok sabırlı dikkatime borçluyum.” Dikkatimiz en önemli kaynaklarımızdan biridir. Ancak birden fazla arayüz arasında geçiş yaptığımızda ya da psikolog William James ‘in deyimiyle zihnimiz “gri kaotik ayrımsızlık” halindeyken ağır bir şekilde vergilendirilir. Carnegie Mellon‘da yayınlanan bir makaleye göre, dikkatimiz bölündüğünde, “parçalanmış bilgileri anlamlı olan uyumlu görev yapılarına entegre etmek için” mücadele ederiz.

Enerji tüketir

How to Break Up with Your Phone kitabının yazarı Catherine Price’ın da belirttiği gibi, beynimiz telefonlarımıza ayak uyduramıyor. Birden fazla ekran ve uygulama arasında gidip gelmek bize adrenalin ve stres hormonlarından kaynaklanan bir vızıltı veriyor, ancak bir noktada çöküyoruz ve enerjimiz düşüyor. Sürekli bu modda yaşarsak, yenilenmek ve tazelenmek için alanımız kalmaz.

Öncelikleri karıştırır

Görevler arasında yoğun bir şekilde hareket etmenin stresi, odağımızınönümüzde duran şeylere daralmasına neden olur. Geri adım atma, strateji oluşturma ve daha yüksek önceliklere odaklanma kapasitemiz azaldığından, e-postaları geldiği gibi yanıtlamak gibi daha acil, düşük değerli görevler üzerinde çalışmaya yöneliriz. Ayrıca, içgüdümüzün stresimizi bir şeyler başararak telafi etmek olduğu “hayatta kalma moduna” da geri döneriz – herhangi bir şey. Bununla birlikte, tükenmiş kapasitemizle, daha fazla zaman ve düşünce gerektiren bir rapor yazmak ya da bir makale okumak yerine, yine kolayca gönderebileceğimiz e-postalar gibi düşük asılı meyvelere yöneliriz.

Bağlam değiştirmeyi önleme stratejileri

Bağlam değiştirmeyi önlemenin birçok faydası vardır: işi daha erken bitirmek, böylece boş zamanlarımızı etkilememek, bizi en iyi işimizi yapmamızı sağlayan derin çalışma veya akış bölgesine sokmak ve gürültülü bir dünyada kendimizi biraz daha sakinleştirmek. İşte gününüze dahil edebileceğiniz dokuz somut strateji:

Görevleri kafanızın dışında bir yerde yakalayın

Sadece başka bir görevi düşünmek bile dikkatimizi dağıtır ve o anda önümüzde duran şeye odaklanmamızı zorlaştırır. Sorun şu ki, Zeigarnik Etkisi olarak bilinen bilişsel bir önyargı olarak beynimiz tamamlanmamış veya yarıda kalmış görevlere odaklanmaya yatkındır. Ancak araştırmalar, bir görevi daha sonra tamamlamak için bir plan yapmanın, görevle ilgili tekrarlayan düşünceleri azaltmaya yardımcı olduğunu gösteriyor.

Görevlerinizi eklemek ve düzenlemek için kafanızın dışında bir yer belirleyin: kalem ve kağıttan bir yapılacaklar listesi veya Todoist gibi dijital bir görev yöneticisi. Daha sonra geri dönmek üzere görevleri kaydederek, dikkatinizi gelecekte yapmanız gerekenleri hatırlamaya değil, o anki işinize odaklanmaya verebilirsiniz.

Görevleri önceliklendirmek için bir çerçeveye sahip olun

Her seferinde tek bir şeye odaklanmak, o şeyin ne olacağına karar vermekle başlar. Ancak öncelikleriniz net olmadığında, ne yapacağınıza karar vermek başlı başına bir dikkat dağınıklığına dönüşebilir. Neye odaklanacağınıza karar vermek için tekrar tekrar uygulayabileceğiniz bir çerçeve ile sizin için neyin önemli olduğunu netleştirin.

• Eisenhower karar matrisi ile yüksek değerli, acil olmayan görevler ile düşük değerli, acil olanları birbirinden ayırın.
• Bir Taahhüt Envanteri ile gerçekte ne için zamanınız olduğu konusunda gerçekçi olun.
• Hedefler ve Temel Sonuçlar (OKR’ler) ile titiz, veri destekli öncelikler belirleyin.

Hangi çerçeveyi seçerseniz seçin, onu her gün kullanın. Çerçeveyi ne kadar çok uygularsanız, herhangi bir zamanda tam olarak neye odaklanmanız gerektiğini belirleme konusunda o kadar hızlı olacaksınız.

Görevlerinizi gruplayın ve zamanınızı bloke edin

Neye odaklanacağınızı öğrendikten sonra, buna odaklanmak için günlük bir yapıya ihtiyacınız olacaktır. Bağlam değiştirmeyi gününüzden tamamen çıkaramayabilirsiniz, ancak bu stratejiler dikkatinizi değiştirmek zorunda kaldığınız zamanların sayısını azaltmanıza yardımcı olacaktır:

• Görev gruplama: Benzer görevleri gruplama ve birlikte gerçekleştirme. Örneğin, tüm e-postalarınızı aynı anda yanıtlamak, böylece tüm gün işiniz ve gelen kutunuz arasında gidip gelmemiş olursunuz.
• Zaman engelleme: Gününüzü “toplantılar”, “e-posta” ve “derin çalışma” gibi bloklara bölmek. Bu yöntem, görev gruplamasından bir adım daha ileri gider ve takviminizde belirli bir görev veya görev grubu için fiziksel olarak zaman ayırmanızı ve yalnızca bu görevleri yapmanızı gerektirir.
• Tema günleri: Farklı görev türleri için haftanın farklı günlerini belirleme. Bu, belirli günlerde belirli iş türlerine odaklanmanıza ve günün temasına uymayan diğer iş türlerini ertelemenize olanak tanıyan görev gruplama ve zaman engellemenin daha uç bir versiyonudur.
• Zaman kutulama: Bir görev için ne kadar zaman harcayacağınıza dair bir sınır belirlemek. Zaman engellemeye benzer şekilde, zaman kutulama belirli görevler için zaman kutuları belirlemenizi gerektirir. Buradaki değişiklik, belirlenen görevi zaman kutusu içinde bitirmeniz gerektiğidir. Zaman kısıtlaması, odaklanmanızı keskinleştiren bir aciliyet duygusu yaratır.
• Pomodoro yöntemi: Bir görev üzerinde çalışırken bir zamanlayıcı ayarlamak ve düzenli molalar vermek. Bu, açıkça tanımlanmış tek bir görev üzerinde 25 dakikalık odaklanmış çalışmayı ve ardından her dört odaklanmış oturumdan sonra 30 dakikalık daha uzun bir mola ile 5 dakikalık bir mola verilmesini gerektiren zaman kutusunun bir çeşididir.

Kaçınılmaz olarak, zaman bloğunuzu veya Pomodoro’nuzu kesintiye uğratmakla tehdit eden gelen görevler olacaktır. Bunların çalışma seansınızı raydan çıkarmasına izin vermek yerine, görevi görev yöneticinize kaydedin, böylece daha sonra geri dönebilirsiniz.

Düzenli, ekransız molalar verin

Bir projeyi bitirmek için dikkatimizi dağıtan şeylerle savaşırken, biraz daha uzun süre çalışarak sonunda hedefimize ulaşacağımızı düşünmek kolaydır. Oysa kaç kez yemek ya da su içmek için bilgisayarlarımızdan uzaklaştık ve yeniden odaklanmış ve net bir şekilde geri döndük?

Molalar, kuşatılmış beyinlerimize yenilenme ve yeniden şarj olma şansı verir. Aslında bir çalışma, hakimlerin mahkumlara şartlı tahliye verme kararlarının, yemek molasından yeni dönüp dönmediklerine bağlı olarak önemli ölçüde değiştiğini ortaya koymuştur. Yorgun veya aç olduğunuzda odaklanmanızı gerektiren bir şey üzerinde çalışmak için kendinizi zorlamak, getirilerin azalmasına neden olur.

Ne Zaman adlı kitabında: Mükemmel Zamanlamanın Bilimsel Sırları adlı kitabında Daniel Pink, daha verimli molalar vermek için şu tavsiyelerde bulunuyor:

Bir şey hiçbir şeyi yener. Yüksek performans gösterenler elli iki dakika çalışır ve ardından on yedi dakika mola verir.

Hareket etmek durağanlığı yener. Bir çalışma, saatlik beş dakikalık yürüyüş molalarının enerji seviyelerini artırdığını, odaklanmayı keskinleştirdiğini ve “gün boyunca ruh halini iyileştirdiğini ve öğleden sonra geç saatlerde yorgunluk hissini azalttığını” göstermiştir.

Sosyal, yalnızlığı yener. Güney Kore’deki işyerlerinde yapılan bir araştırma, sosyal molaların (iş arkadaşlarıyla iş dışında bir konuda konuşmak) stresi azaltmada ve ruh halini iyileştirmede bilişsel molalardan (e-postaları yanıtlamak) veya beslenme molalarından (bir şeyler atıştırmak) daha etkili olduğunu gösteriyor.

Dışarısı içeriyi yener. Dışarıda kısa yürüyüşler yapan insanlar, içeride yürüyen insanlara göre daha iyi bir ruh hali ve daha fazla yenilenme ile geri dönerler.

Tam müstakil, yarı müstakili yener. Teknolojisiz molalar da dinçliği artırır ve duygusal yorgunluğu azaltır.

Dikkat dağınıklığı denetimi ile farkındalık geliştirin

Bir alışkanlığı kırmanın ilk adımı, onu yaptığınızın farkına varmaktır. Bir dikkat dağınıklığını not etmek, bilinçsiz olanı bilinçli hale getirir. Bir hafta boyunca bir günlük tutun. Dikkatiniz her dağıldığında, zamanı ve dikkat dağınıklığının nereden geldiğini yazın. Haftanın sonunda, dikkat dağınıklığı günlüğünüze geri dönüp bakın. Bağlam değişikliğini neyin tetiklediğine dair kalıplar var mı? Günün belirli saatlerinde dikkatinizin dağılması daha mı olası? Ya da belirli yerlerde?

Dikkatinizi dağıtan şeyleri not etmek, düşük enerji, can sıkıntısı veya stres gibi kendinizi kesintiye uğratmanıza neden olan tetikleyicilerin farkına varmanıza yardımcı olacaktır. Şu anda nasıl hissettiğinizi düzenli olarak kontrol edin – bilinçli farkındalık veya farkındalık olarak bilinen bir uygulama. Bunu, nefesinizi fark etmek için durarak veya Headspace gibi bir uygulama veya birçok ücretsiz videodan biriyle günde sadece birkaç dakika olsa bile düzenli olarak meditasyon yaparak yapabilirsiniz. Bu şekilde, bir şey sizi rahatsız ettiğinde Twitter’ı açmak yerine bir mola verebilir ya da bir şeyler atıştırabilirsiniz.

Mümkün olduğunca çok sayıda dikkat dağıtıcı unsuru proaktif olarak ortadan kaldırın

Sadece bir e-posta okuyacağınızı düşünseniz bile, bir kez açtığınızda gelen kutunuzun derinliklerine çekilmemek zordur. Her seferinde tek bir göreve, ekrana, uygulamaya ve pencereye odaklanmaya çalışın ve ilk etapta bağlam değiştirmenize neden olan şeyleri ortadan kaldırın – vızıltılar, ekran bildirimleri ve web tarayıcınızdaki fazla sekmeler:

• Sosyal medya, e-posta ve diğer dikkat dağıtıcı uygulamalardan gelen bildirimleri kapatın.
• Odaklanmış bir iş yaparken e-posta veya ekip iletişim uygulaması gibi kullanmadığınız programları kapalı tutun, böylece dikkatiniz dağılmaya başladığında geçiş yapmak o kadar kolay olmaz.
• Çok fazla sekme açmamak için okumayı bitirdiğinizde web sitelerinden çıkın. Sekmeli bir makaleyi hala okumak istiyorsanız, daha sonra geri dönmek üzere bir Todoist “Okuma Listesi” projesine eklemek için bir tarayıcı uzantısı kullanın.
• Odaklanma süreleriniz boyunca web’i engellemeniz gerekiyorsa Freedom gibi bir uygulama kullanın. Odaklanmış çalışma süreniz boyunca telefonunuzu başka bir odada bile tutabilirsiniz.

Dağınıklığı giderin ve dijital hayatınızı düzene sokun

Aralarında geçiş yapabileceğimiz çok fazla uygulama olduğunda, ne yapmamız gerektiğini bulmak için etrafı araştırmamız gerekir, bu da bağlam değiştirmeye yol açar. Ve dijital alanlarımız dağınık olduğunda, kafamızda da yer kaplar. Dağınıklığı giderin ve düzene sokun, böylece uğraşacak ve dikkatinizi dağıtacak daha az ekranınız ve uygulamanız olsun:

• Dijital dağınıklığı giderin: Uygulamalarınızı gözden geçirip birleştirin ve ihtiyacınız olmayanları silin.
• Görevlerinizi bir görev yöneticisinde merkezileştirin: Takip edilmesi gereken e-postaları ve sohbetleri Todoist gibi bir görev yöneticisi uygulamasına taşımak için bir sistem kurun, böylece gelen kutunuzu veya ekip iletişim araçlarınızı yapılacaklar listeniz olarak kullanmazsınız.
• Yapılacaklaruygulamanızı çeşitli görev kaynaklarına bağlayın: E-postaları, notları, görevleri ve destek biletlerini Todoist içinde yönetmek için Pleexy gibi bir entegrasyon aracı kullanın.
• Bildirimleri birleştirin: Tüm e-posta hesaplarınızı, ekip iletişim araçlarınızı ve iş akışlarınızı Shift‘te birleştirin.

Bunu yapmaktan kaçının…	Bunun yerine bunu yapmayı deneyin…
Başkaları istediğinde görevleri yapın	Zamanınızı bloke edin
Uyarıldığında e-postayı kontrol edin	E-postaları günde 2-3 kez toplu olarak yanıtlayın
Sosyal medya ve iş iletişimi uygulamalarımdan haberdar olun	Uygulama bildirimlerini kapatın
Çoklu görev	Her seferinde tek bir göreve odaklanın
Okunmamış e-postaları yapılacaklar listesi olarak saklayın	Önceliklendirmek ve daha sonra yanıtlamak için e-postaları bir görev yöneticisine iletin
Toplantılar ve anlık mesajlaşma gibi senkronize iletişim	Asenkron iletişim

Hemen yanıt verme dürtüsüne direnin

Mesajlara gelir gelmez yanıt vermek istemek doğal bir dürtüdür. İşleri geciktirmek istemezsiniz ve gelen kutusunda bir mesaj daha az olması iyi hissettirir. Ancak, insanların sizden her zaman hızlı bir yanıt beklemesi gerektiği mesajını gönderiyor olabilirsiniz, bu da daha fazla e-posta almanıza ve daha fazla bağlam değiştirmenize neden olabilir.

Başkalarının ihtiyaçlarına yanıt vermekle kendi işinizi yapmak arasında denge kurmak önemlidir. İnsanları hemen yanıt beklememeleri konusunda eğitmek için e-postalarınızı kaç kez kontrol edeceğinizi sınırlayın. Hatta beklentileri belirleyen bir otomatik e-posta yanıtı bile koyabilirsiniz, böylece insanlar hemen yanıt beklememeleri gerektiğini bilirler.

Ulaşılabilirliği büyük ölçüde ödüllendiren bir ofis ortamında çalışıyorsanız, ne kadar duyarlı olmanız gerektiğini düşünün ve Brian Christian & Tom Griffiths’in Algorithms to Live By kitabında yazdığı gibi “bundan daha fazla duyarlı olmayın”.

Düşünceli, eşzamansız iletişimi teşvik edin

Başkalarının yapması gereken bağlam değiştirmeyi en aza indirmek için üzerinize düşeni yapın. Ne sıklıkta e-posta gönderdiğiniz veya sohbet ettiğiniz konusunda dikkatli olun. The Tyranny of Email kitabının yazarı John Freeman’ın yazdığı gibi, “Söylediğimiz her şeyin mümkün olan en hızlı şekilde yayılması gerekmez.”

Acil durumlar hızlı yanıt gerektirse de, diğer çoğu konu gerektirmez. Eğer bir yöneticiyseniz, raporlarınız sizden gelen bir mesaja her yanıt verdiğinde, bunun onları üzerinde çalışabilecekleri bir şeyden uzaklaştırdığını düşünün. Hızdan ziyade iletişiminizin kalitesine odaklanın. Bir sorunu anlamak için zaman ayırır, bağlamına oturtur ve net bir şekilde yazarsanız, muhtemelen daha hızlı bir şekilde ele alınacaktır. Ayrıca, iletişiminizi en aza indirmeniz size geri yansıyacaktır.

Eğer yapabilecek durumdaysanız daha da ileri gidin. Eşzamansız iletişimi teşvik ederek iş yerinizin “her zaman açık” kültürünü değiştirin. Ekip üyelerinden e-postalara veya ekip sohbetlerine anında, gerçek zamanlı yanıt vermelerinin beklenmediğini açıkça belirtin. Doist’te, önemli konuşmaları konuya göre düzenlemek için Twist konularını kullanıyoruz, böylece bir tartışmayı yakalamak ve dakikalar yerine saatler sonra yanıt vermek kolay oluyor. Bu da yeni gelen önemli bir mesajı kaçırma korkusu olmadan bağlantıyı kesip işimize odaklanabileceğimiz anlamına geliyor.

Bağlam değiştirmeyi önleme çabalarınızda, kendinize biraz şefkat göstermeyi unutmayın. Kişisel bir başarısızlık meselesi gibi görünse de, dijital ortamlarda ve kesintilerin yoğun olduğu iş kültürlerinde yaşayan ve çalışan hepimiz, özellikle de şu anda evden çalışan ve çocuklarla veya diğer aile üyeleriyle ilgilenenler bunu deneyimliyoruz.

Uygulama tasarımcıları, dikkat dağıtmak yerine güçlendiren dikkatli araçlar geliştirme soruml uluğuna sahiptir ve ekip liderleri de iletişim konusunda odaklanmayı teşvik eden ve kesintileri sınırlayan ekip normları oluşturma sorumluluğuna sahiptir. O noktaya ulaşana kadar, umarım bu stratejiler kendi hayatınızda bağlam değiştirmekten kaçınmanıza yardımcı olur ve tüm dikkatinizi sizin için önemli olan şeylere vermeniz için kendinize izin verir. Unutmayın, her birimiz kendi davranışlarımızla iş arkadaşlarımız, dostlarımız ve ailemiz için daha sakin, daha odaklanmış ve tam anlamıyla mevcut bir çalışma ve yaşama biçimini modelleyebiliriz.

Yazar: Elaine Meyer CHICAGO, ABD
Elaine, daha sağlıklı, daha sürdürülebilir ve daha eşitlikçi hayatlar yaşayabilmemiz için çalışma ve teknolojiyi kullanma şeklimizi yeniden düşünmekle ilgilenen Chicago merkezli bir yazar ve içerik stratejistidir.

Çeviridir.