Küçük Ekip İşbirliği Neden Genellikle Büyük Grupları Yener ?

Amazon CEO’su Jeff Bezos’un ünlü “iki pizza kuralı “nı duymuş olabilirsiniz – eğer bir ekip iki pizzayla beslenemiyorsa, o ekip çok büyüktür.

Daha fazla insan eklemenin tüm sorunlarınızı çözecek sihirli bir değnek olduğunu düşünmek cazip gelebilir. Sonuçta, bir projeye ne kadar çok kişi atanırsa, proje o kadar hızlı tamamlanır, değil mi?

Tekrar düşünün ve o yeni iş ilanını henüz yayınlamayın.

Daha fazla ekip üyesi eklemenin aslında genel olarak ekip üretkenliğini engelleyebileceğini gösteren çalışmalar giderek artıyor. Aslında, iş profesyonelleri arasında beş ila sekiz üyeli ekiplerin çalışanların potansiyelini en üst düzeye çıkardığı konusunda giderek artan bir fikir birliği var. Bu küçük sayı daha fazla bağlılık, hesap verebilirlik ve üretkenlik sağlıyor.

Bu kural sadece ekip büyüklükleri için geçerli değildir. Aynı zamanda toplantılarda verimliliği artırmak ve yönetici-çalışan ilişkilerini güçlendirmek için de yararlı bir kılavuz görevi görür.

Küçük ekipler tam olarak neden çok daha etkilidir? Ve liderler ekip çalışmasına yönelik daha küçük daha iyidir yaklaşımının faydalarını yakalamak için hangi somut teknikleri kullanabilir? İşte araştırmanın söyledikleri.

(Ekip) büyüklüğü neden önemlidir?

Küçük ekip işbirliğinin mantığı, birlikte çalışan kişi sayısı ne kadar az olursa bürokrasinin de o kadar az olacağıdır. Daha basit bir ifadeyle, daha az hareketli parça daha fazla verimlilik demektir. Aşağıda küçük ekiplerin çeşitli faydaları yer almaktadır.

Artan katılım

Jacob Morgan, Forbes için kaleme aldığı ” Why Smaller Teams Are Better Than Larger Ones” (Küçük Ekipler Neden Büyük Ekiplerden Daha İyidir?) başlıklı makalesinde, çalışanların küçük ekipler halinde çalıştıklarında daha bağlı ve ürettiklerinden daha memnun olduklarını yazıyor.

Küçük ekipler, aynı görevi paylaşan kişi sayısı nedeniyle bireysel katkıların daha az değerli olarak algılandığı “sosyal aylaklığı” önler. Bu, “ekip büyüklüğü arttıkça bireysel çabanın azaldığı” fikridir. Ancak belki de bunun tersini düşünmek daha yararlıdır – ekip büyüklüğü azaldıkça bireysel çaba artar.

Gallup’un 2013 yılında yayınladığı Amerikan İşyerinin Durumu raporunun sonuçlarını ele alalım. 10’dan az çalışanı olan şirketlerin bağlılık düzeyi yüzde 42 iken, daha büyük şirketlerin ortalama bağlılık düzeyi yüzde 30’un altındaydı.

Aynı durum büyük şirketlerdeki ekip büyüklükleri için de geçerlidir. “Beş ila dokuz çalışanı olan ekipler, on veya daha fazla çalışanı olan ekiplere kıyasla nispeten daha yüksek bağlılığa sahiptir.”

Yalnızca artan bağlılığın faydaları bile şaşırtıcıdır. Aynı Gallup raporu, çıktılarını önemseyen çalışanların daha yüksek müşteri puanları, karlılık ve üretkenlik elde ettiklerini ve daha az güvenlik vakası ve daha düşük devamsızlık yaşadıklarını ortaya koymuştur.

Daha etkili iletişim

Daha küçük bir grupla iletişimde kalmanın daha büyük bir grupla iletişimde kalmaktan daha kolay olması şaşırtıcı olmamalıdır. (Facebook’ta sadece en yakın arkadaşlarınız yerine tüm mezuniyet sınıfınızı takip etmek zorunda kaldığınızı düşünün). Küçük ekip işbirliğinde, yalnızca takip etmeniz gereken daha az kişi olmakla kalmaz, aynı zamanda her bir kişinin sorumluluklarının ve kendi işinizin buna nasıl uyduğunun daha fazla farkındasınızdır.

Bu, Harvard Psikoloji profesörü J. Richard Hackman tarafından ortaya atılan bir kavram olan “bağlantı yönetimi” fikridir. Hackman şöyle açıklıyor: “Bir ekip büyüdükçe, üyeler arasında yönetilmesi gereken bağlantıların sayısı hızlanan, neredeyse üstel bir oranda artar. Ekiplerin başını belaya sokan, üyeler arasındaki bağlantıları yönetmektir. Benim temel kuralım çift haneli rakamlar olmamasıdır.”

Başka bir deyişle, ekip ne kadar büyük olursa, üyelerin birbirleriyle iletişim kurması ve birbirlerinin ilerlemesini kontrol etmesi o kadar zorlaşır ve proje o kadar karışık ve kaotik hale gelebilir. Belki de Hackman’ın “Büyük ekipler genellikle herkesin zamanını boşa harcamakla sonuçlanır” demesinin nedeni budur.

Daha fazla inovasyon (ve daha verimli toplantılar!)

Küçük ekip işbirliğinin daha iyi iletişim sağladığı gibi, grup düşüncesini de önlediğine inanılıyor. Bir Fast Company makalesinde özetlendiği gibi, fikirlerin eleştirel bir şekilde değerlendirilememesi “büyük, merkezi ekiplerde daha olasıdır.” Buna karşılık, küçük ekiplerdeki çalışanların kendi fikirlerini dile getirme, diğerlerinin fikirlerine meydan okuma ve nihayetinde daha iyi, daha iyi düşünülmüş kararlar alma olasılığı daha yüksektir.

Ekipler çok büyüdüğünde, çalışanların bağımsızlığı ve yenilikçiliği zarar görür. Neil Christie’nin yazdığı gibi, “işlevsiz karar alma süreçlerini sınırlandırmak ve iletişimin nasıl ve nerede gerekli olduğu konusunda anlayışlı olmak herkes için faydalı olacaktır.”

Buna karşı koymak için, sadece gerekli personelin katıldığı daha küçük toplantılar planlamayı deneyin. Daha küçük toplantılarda katılımcıların “akışa uyma” olasılığı daha düşüktür ve bireysel fikirlerini dile getirme olasılıkları daha yüksektir, sürece daha fazla dahil olduklarını hissederler ve böylece kendilerini daha bağlı hissederler.

Daha güçlü destek ağı ve işbirliği

Psikolog ve yönetim profesörü Jennifer Mueller,“Büyük Ekiplerdeki Bireyler Neden Daha Kötü Performans Gösterir?” adlı çalışmasında “ilişkisel kayıp” terimini ortaya atmıştır. İlişkisel kayıp, “bir çalışan, ekip büyüklüğü arttıkça ekipte desteğin daha az olduğunu algıladığında” ortaya çıkar.

Bu algılanan destek kaybı sadece diğer ekip üyelerinden değil, aynı zamanda büyük insan gruplarını değerlendirmek ve/veya koçluk yapmaktan sorumlu olan ekip yöneticilerinden de kaynaklanmaktadır. Basitçe söylemek gerekirse, grup ne kadar büyük olursa, bireysel ilgi de o kadar az olur.

Öte yandan, daha küçük ekipler, daha fazla algılanan destek sağlayarak, “stresli deneyimleri tamponlayabilmekte ve performansı artırabilmektedir.”

Ve çok daha fazlası…

Daha küçük ekipler, hem programlama hem de fikir bazlı değişiklikler açısından daha fazla hesap verebilirlik, özerklik ve esneklik sağlar. “Ekip üyeleri arasında daha fazla güven ve daha az başarısızlık korkusu yaratırlar.”

Ayrıca daha büyük ekiplerden daha iyi performans gösterme eğilimindedirler. Örneğin, araştırmacılar Staats, Milkman ve Fox, iki ve dört kişilik ekiplerin bir Lego yapısı inşa etmekle görevlendirildiği bir çalışma yürüt müştür. Sonuçlar mı? İki kişilik ekip Lego yapısını yüzde 36 daha kısa sürede tamamladı, ancak dört kişilik ekip küçük ekipten daha iyi performans gösterme konusunda neredeyse iki kat daha iyimserdi.

Neil Christie’nin gözlemlediği gibi, “Büyük ekipler aşırı güven ve düşük performans doğurur.”

Küçük ekip yöneticileri için büyük zaman ipuçları

Yani ekiplerinizi beş ila sekiz kişilik gruplara ayırdınız. Şimdi arkanıza yaslanıp verimlilik grafiğinin yükselişini izleyebilirsiniz, değil mi?

Yanlış.

Gallup, “yöneticilerin çalışanların bağlılık düzeyleri üzerinde en güçlü etkiye sahip olmaya devam ettiğini” ortaya koymuştur.

Ve “daha büyük ekiplere sahip yöneticiler, çalışanlarının katılımını sağlama konusunda daha büyük zorluklarla karşılaşıyor”, bu nedenle ekipleri küçük tutmak herkesin yararına olacaktır.

Rothman Consulting Group’tan Johanna Rothman, deneyimli yöneticilerin bile dokuzdan fazla çalışandan sorumlu olmaması gerektiğini yazıyor. Bundan daha fazlası, ekip üyelerinizle anlamlı ilişkiler kurma yeteneğinizi tehdit eder.

Her ekip üyesiyle haftalık veya iki haftada bir bire bir toplantılar planlanmasını öneriyor. Bu, “güvene dayalı bir ilişki” kurar ve ihtiyacı olan herkese koçluk sunar.

Ayrıca haftalık “uygulama topluluğu” toplantıları planlayın. Çoğu insan öğrenmek ister. İster teknik beceriler, ister proje yönetimi teknikleri ya da çalışanların ilgi alanlarına hitap eden diğer alanlar olsun, birincil amacın beceri geliştirmek olduğu toplantıları takdir edeceklerdir.

Özellikle de sorunlarını kendiniz çözemiyorsanız, insanlara bilgiye ulaşabilecekleri yollar sağlayın. Rothman her ekip üyesinden proje raporları topladı ve bu bilgileri ekibe e-posta ile gönderdi.

Ve “doğru insanların doğru toplantılara davet edildiğinden” emin olun. Kendinizinki de dahil olmak üzere insanların zamanını boşa harcamanın hiçbir faydası yoktur. Eğer birisi bir toplantıya katılmaktan fayda sağlayacaksa, onu gönderin. Değilse, bırakın zamanını verimli bir şekilde harcasın.

Her ne kadar “patron” olsanız da, bilginin tek kaynağı siz değilsiniz. Nihai sorumluluğunuz “herkesin en iyi işini yapabileceği bir ortam yaratmaktır.”

Şirketim beş ila sekiz kişilik ekiplerle çalışamıyor. Bu fikirlerden faydalanmanın bir yolu var mı?

Kısa cevap: evet! Jacob Morgan, Forbes’taki makalesinin devamında, ekipleri iki pizza büyüklüğünde olmasa bile şirketlerin üretkenliklerini ve bağlılıklarını korumak için kullanabilecekleri taktikler sunuyor.

İşbirliğine dayalı teknolojilere yatırım yapın: (özellikle bir tanesini tavsiye edebilir miyim?) Dahili sosyal ağlar çalışanları birbirine bağlı tutar, esnek bir çalışma ortamını teşvik eder ve bireysel katkılara değer verir. Tüm bunlar çalışanları daha bağlı hale getirir ve işverenlere ekiplerinin en iyi nasıl çalıştığına dair fikir verir.

“Morningstar Farms’ta. .. çalışanlar, performans ölçütleri de dahil olmak üzere çalışanın kuruma nasıl yardımcı olacağına dair kişisel bir misyon beyanı olan Meslektaş Mutabakat Mektupları (CLOU) oluşturur. Bu CLOU, çalışanların birbirlerinin amaçlarını, hedeflerini ve performans ölçütlerini tam olarak görebildikleri için çeşitli projeler için birbirlerini sorumlu tutma yöntemidir.” Dahası, çalışanlar “belirsizliğin arkasına saklanamaz” veya sosyal kaytarma yapamaz.

Saatler yerine çıktıları takip ederek özerklik sağlayın. Bu çok basit – mikro-yönetim yapmayın. Morgan’ın yazdığı gibi, “yöneticilerin rolü sadece çalışanların şirketin nereye gitmesi gerektiğini anlamalarına yardımcı olmaktır, ancak şirketin oraya nasıl ulaşacağı çalışanlara bağlıdır.”

“Kuruluşların bağlılığı ve üretkenliği sürekli olarak artırmak için yapabilecekleri en iyi şey, işin şu anda nasıl yapıldığına dair yaygın varsayımları değerlendirmek ve test etmektir. ” Bu, yıllık çalışan değerlendirmelerini düzenli kontroller lehine kaldırmak (Adobe), yönetim pozisyonlarını feshetmek ve tüm çalışanları lider yapmak (Whirlpool) veya hatta çalışanların “ilginç bir kişiyi” kahve içmeye götürmesi için bütçe ayırmak (LinkedIn) şeklinde olabilir. Doist’teki ekip ayda 50 dolar eğitim bursu alıyor. Sonuç olarak, geleneklere meydan okuyarak üretkenliği ve katılımı teşvik etmenin yeni yollarını bulabilirsiniz.

Küçük ekiplerin boyutlandırılması (ya da daha doğrusu küçültülmesi)

Artan katılım, yenilikçilik ve üretkenlikle birlikte, şirketinizin ekiplerini zayıflatmanın avantajları açık olmalıdır. Yukarıdaki yönetim tekniklerinden bazılarını deneyerek herkesin hayatını çok daha az stresli hale getirebilirsiniz.

Güvenebileceğiniz çalışanlar (ve yöneticiler) istiyorsunuz, öyleyse neden onların potansiyelini en üst düzeye çıkarmayasınız?

Nihayetinde, elbette, şirketiniz için neyin en iyi olduğuna bağlı. Tek bir proje üzerinde çalışmak için kaç kişiye ihtiyacınız var? Kiminle iletişim kurmaları gerekiyor? Ne kadar özerkliğe sahip olmalılar?

Şirketin verimliliğinden ne kadar memnun olduğunuza bağlı olarak, bazı değişiklikler yapmak faydalı olabilir. Daha küçük ekiplerle, daha küçük toplantılarla başlamayı düşünün veya yöneticilerin daha küçük gruplardan sorumlu olmasını sağlayın.

Sadece iki pizza almanızı, beş ila sekiz kişiyi davet etmenizi ve fikirlerin akmasına izin vermenizi öneriyorum.

Emily Tope, La Crosse, Wisconsin’de yaşayan bir yazar, editör ve kameraman. Çeviridir.