İşin ve hayatın önünüze koyduğu her şeyden bunaldığınızda, ilk olarak ne yapacağınıza karar vermek, en az onu yapmak kadar zaman ve zihinsel enerji gerektirebilir.

Yakın arkadaşlıklarımı sürdürürken işimde nasıl başarılı olabilirim?

Hedeflerim doğrultusunda çabalarken nasıl yeterince uyuyabilirim?

Aile talepleri ile kendi kişisel esenliğim arasında nasıl denge kurabilirim?

Kronik bunalmanın panzehiri, her şeyi yapamayacağınızı kabul etmek – gerçekten kabul etmektir. Yapabileceğinize inanmak sizi sadece suçlu, stresli ve mutsuz hissettirecektir. Önceliklendirme, zamanınızın ve enerjinizin sınırlarını benimseme, kendinizi her şeyi yapmanız gerektiği beklentisinden kurtarma ve yapılacaklar listenizin kontrolünü geri alma sürecidir. Nihayetinde bu, değerlerinizle uyumlu bir yaşam sürmekle ilgilidir.

Önceliklendirme, zaman içinde geliştirmeyi öğrenebileceğiniz eşit derecede zihniyet, alışkanlık ve beceridir. Bu makale, hayatınızda odaklanmaya değer alanları belirlemenize yardımcı olacaktır. Günlük önceliklendirme yapmanın en iyi yollarını, bir önceliklendirme sisteminin nasıl oluşturulacağını ve aciliyetten ziyade önem vermenize yardımcı olacak üretkenlik yöntemlerini inceleyeceğiz.

Hayatta öncelik vermeye değer şeyler

Belirli öncelikler kişiden kişiye değişmekle birlikte, elimizden gelenin en iyisini yapabilmek için hepimizin öncelik vermesi gereken birkaç genel alan vardır. Bunlar bizi uzun vadeli hedeflerimize yaklaştıran ve genel olarak hayatı değerli kılan şeylerdir. Yine de çoğu zaman bunları yapmadan günlerin, haftaların ve hatta ayların geçip gitmesine izin veririz.

Yapılacaklar listemizin en başına ve odak noktamızın ön saflarına taşıyabilmemiz için bu şeylerin tam olarak ne olduğunu değerlendirmemiz önemlidir.

Sağlık ve fitness

İyi bir antrenmanın ardından gelen endorfin patlamasını ya da sağlıklı bir ev yemeği yedikten sonraki memnuniyeti muhtemelen anlayabilirsiniz. Ancak hayat hızla akıp gidiyormuş gibi hissettirdiğinde, sağlıklı alışkanlıklar genellikle ilk terk edilen şey olur. Sosyal medyada gezinmek için parkta yürüyüş yapmayı erteliyor ya da akşam daha geç saatlere kadar çalışabilmek için dışarıdan yemek yemeyi tercih ediyoruz. Mesele sadece fiziksel sağlığımız da değil. Günlük hayatın çılgınca hareketleri arasında duygusal ve zihinsel sağlığımızı da kaybediyoruz.

Hem kasıtlı hem de bilinçaltı bu seçimler zaman içinde birikir ve hayatımızın diğer alanlarında ortaya çıkmayı zorlaştırır. Abur cubur yemek enerji seviyemizi dengesiz tutar ve işimize odaklanmamızı zorlaştırır. Kaygı duyguları sevdiklerimize karşı çabuk öfkelenmemize neden olur.

Sağlığımız diğer her şey için bir temel oluşturur. Sağlıklı beslenmeye, egzersize ve duygusal zindeliğimize öncelik vermemek eninde sonunda bizi yakalar.

Uyku ve dinlenme

İster tüm gece çalışan bir öğrenci olun, ister yaklaşan bir teslim tarihine yetişmek için geç saatlere kadar çalışan bir profesyonel, uykuyu feda etmek günde daha fazla saat kazanmak için başvurulan bir stratejidir. Bununla birlikte, fazladan zamanın maliyeti genellikle pazarlık ettiğimizden daha fazladır.

Kaliforniya Üniversitesi’nde Nörobilim ve Psikoloji Profesörü ve İnsan Uyku Bilimi Merkezi’nin kurucusu ve direktörü olan Dr. Matthew Walker, Why We Sleep (Neden Uyuruz) adlı kitabında yetersiz uykunun yol açtığı yan etkiler konusunda uyarılarda bulunuyor:

• Duygularımız dengesizleşir: Bir çalışma, uyku yoksunluğundan sonra duygusal tepkiselliğin %60 oranında arttığını ortaya koymuştur.
• Öğrenmemiz bozulur: Bir çalışmada, katılımcıların yeni anılar oluşturma becerilerinde kontrol grubuna kıyasla %40’lık bir eksiklik bulunmuştur.
• Kardiyovasküler sistemimiz tehlikeye girer: Gecede 6 saatten az uyuyan 45 yaş üstü yetişkinlerin yaşamları boyunca kalp krizi veya felç geçirme olasılığı %200 daha fazladır.
• Hormonlarımız dengesizleşir: Uyku eksikliği, kortizolde kronik bir artışa ve büyüme hormonunun baskılanmasına neden olur.

Walker, uyku eksikliğinin vücudumuzdaki her ana sistemi etkilediğini ileri sürmektedir: “kardiyovasküler, metabolik, bağışıklık, üreme”. Walker uyku konusunu abartmış olsa da, muhtemelen uykusuzluğun etkilerini siz de hissetmişsinizdir. Uykusuz geçen bir ya da iki gün bizi yorgun, gergin, sinirli ve verimsiz bırakır.

Bu ipuçlarının yardımıyla uykuyu her gün bir öncelik haline getirin:

Listenizde bekleyemeyecek büyük görevler ne olursa olsun, bunun yerine iyi bir gece uykusunu düşünün. Sabahları yorgun hissetmek sadece güne önünüzdeki zorluklarla başa çıkamayacak şekilde başlamanıza neden olur.

Arkadaşlar, aile ve ilişkiler

İnsanlar bağlantı kurmayı arzulayan sosyal yaratıklardır. Yine de, iş başa düştüğünde, arkadaşlarımızı, ailemizi ve sevgilimizi ihmal eder, işlerimiz azaldığında yanımızda olacaklarını varsayarız.

Ancak ilişkiler otomatik pilota bağlanamaz. Bir iş toplantısı yüzünden çocuğumuzun basketbol maçını kaçırmaktan tutun da başka şeylerle meşgul olduğumuz için kardeşimizin doğum gününü kutlamayı unutmaya kadar, yıprattığımız ilişkileri onarmak zordur. Ölüm döşeğindeki itirafların da ortaya koyduğu gibi, insanlar çalışarak ne kadar çok zaman geçirdiklerine pişman oluyor ve arkadaşlarıyla iletişim halinde kalmayı diliyor.

Sevdiklerinizle vakit geçirmeye ve değerli olduğunu düşündüğünüz yeni ilişkiler kurmaya öncelik verin. İşte tam da bunu yapmak için birkaç ipucu:

• İlk hamleyi siz yapın: Başkalarının sizinle plan yapmasını beklemeyin. Bunun yerine, arkadaşlarınızı ve aile üyelerinizi görüşmek üzere davet eden kişi olma konusunda proaktif olun.
• Neyin pazarlık konusu olmadığını bilin: Her zaman her şey için orada olamasanız da, ne olursa olsun neleri kaçırmayacağınıza karar verin. Bu ilişkiden ilişkiye değişecektir. Eşinizle bu bir evlilik yıldönümü olabilir. Yakın bir arkadaşınızla, kitap tanıtımında onu desteklemek olabilir.
• Ulaşmayı unutmayın: Hayat herkes için yoğun olabilir. Yüz yüze görüşmek her zaman mümkün olmasa da, arkadaşlarınızla ve ailenizle telefon ederek, mesajlaşarak ve mesajlaşarak iletişimde kalmak için teknolojiden yararlanın. İnsanları kazandıkları için tebrik edin, kaybettikleri için başsağlığı dileyin ve sadece öylesine ulaşın.

Üretken çalışma

Birçoğumuz kariyerimizde ilerlemek, terfi ve mesleki ilerleme peşinde koşmak isteriz. Ancak çok çalışmak ile akıllı çalışmak arasında bir fark vardır. Bitmek bilmeyen e-posta ve iş mesajlarını yanıtlamak, arka arkaya toplantılara katılmak ve önümüze çıkan her yeni görevi kabul etmek gibi çok çalışma kategorisinde sıkışıp kalmak kolaydır.

Ancak daha stratejik (“daha akıllı”) çalışmak – deha alanımızdaki işlere odaklanmak, derinlemesine çalışmak ve üstlendiğimiz işler konusunda seçici olmak (ya da daha iyisi, kendi projelerimizi sunmak) – bizi profesyonel olarak ileriye götürür.

İş yerinde, aynı noktada dururken aynı anda saatte 100 mil hızla gidiyormuşuz gibi hissetmek yaygındır. Meşgulüz ama verimsiziz, dönüyoruz ama durgunuz. Bu duygu genellikle büyümemiz konusunda bilinçli olmadığımızda ve yüksek etkili projelere öncelik vermediğimizde ortaya çıkar. Şüpheye düştüğünüzde, bir iş projesinin listenizin en başına koymaya değer mi yoksa önceliklerinizin en altına mı düşmesi gerektiğine karar vermek için bu kullanışlı akış şemasını kullanın.

Mevcut yeteneklerinizin ötesine geçmenize ve sizi heyecanlandıran yeni alanları keşfetmenize olanak tanıyan fırsatları araştırın ve bunlara öncelik verin.

Önceliği azaltılacak şeyler

Öncelikleri azaltmadan, kendinize bazı şeyleri yapılacaklar listesinin en altına ve zihnimizin en gerisine atma izni vermeden önceliklendirme yapamazsınız. Hayatımızda dikkatimizi dağıtan alanlardan odağımızı bilinçli olarak uzaklaştırmak, önemli olan şeyler için daha fazla zaman ve zihinsel enerji yaratır.

Sosyal medya ve eğlence

Önceliklendirme gereklidir çünkü günde sadece çok fazla saat vardır. Bununla birlikte, gerçekten ne kadar zamanımız olduğunu yeniden yakalamak için söylenecek bir şey var. Yan projelerimiz üzerinde çalışmak veya arkadaşlarımızla sosyalleşmek için kullanabileceğimiz saatleri TikTok’larda gezinerek veya YouTube tavşan deliklerine düşerek geçiriyoruz. Birçoğumuz sosyal medya ve eğlenceye itiraf etmek istediğimizden daha fazla zaman harcıyoruz.

Günümüze eğlence katsalar da, dikkat dağıtıcı web sitelerinde ve uygulamalarda ne kadar zaman geçirdiğimizi azaltmaya değer.

Cal Newport’un Dijital Minimalizm adlı kitabında, teknolojiyi niyetle kullanmamız gerektiğini savunuyor:

“…çevrimiçi zamanınızı, değer verdiğiniz şeyleri güçlü bir şekilde destekleyen, özenle seçilmiş ve optimize edilmiş az sayıda etkinliğe odaklayın ve ardından diğer her şeyi mutlu bir şekilde kaçırın.”

Instagram’da gezinmek ve Reddit’te okumak için harcadığınız zamanı önceliklerinizden çıkarın, böylece ailenizle kaliteli zaman geçirmeye veya ertelediğiniz çevrimiçi kursu bitirmeye odaklanabilirsiniz.

İşte sosyal medyayı azaltmak için iki ipucu:

• Zaman takibini deneyin: Zamanınızı tam olarak nerede harcadığınızı görmek için RescueTime gibi uygulamaları veya mobil cihazınızdaki yerel uygulama izleme özelliklerini kullanın. Ölçülen şey yönetilir.
• Erişimi zorlaştırın: Sosyal uygulamaları telefonunuzdan silmeyi deneyin. Genellikle, yakınımızda olduklarında dikkatimizi dağıtan şeylere ulaşırız. Uygulamalarımızı kontrol etmek için bir engel oluşturmak, çevrimiçi geçirdiğimiz zaman konusunda daha bilinçli olmamıza yardımcı olabilir.

Yoğun çalışma

Her gün veya her hafta yaptığımız, saatlerimizi dolduran ancak bizi ilerletmeyen bir dizi görev vardır. İşte size hatırlayabileceğiniz bir yapılacaklar listesi:

• Gelen kutunuzu düzenlemek ve e-postaları yanıtlamak
• Şirketinizin ekip sohbeti uygulamasındaki mesajları takip etme
• Tekrarlayan idari işler için zaman harcamak
• Daha büyük bir hedefe bağlı olmayan tek seferlik iş görevleri
• Acil son dakika talepleri

Bu görevler günlerimizi raydan çıkararak yapmak istediklerimizi ertelememize neden olur. Etkili olan ve olmayan işlerin farkına varmak öncelik belirlemenize yardımcı olacaktır. Temel işlerle uğraşırsak, bizi işte terfi ettirecek hırslı işleri yapamayız.

İşte meşguliyetten kurtulmak için birkaç strateji:

• Delege edin veya dış kaynak kullanın: Mümkün olduğunda, “etkili iş” kriterlerinize uymayan işleri kuruluşunuzdaki diğer kişilere devredin. Alternatif olarak, zorlayıcı bulmadığınız veya geliştirmek istediğiniz yeteneklerinizin dışında kalan işler için serbest çalışanlar ve yükleniciler arayın.
• Otomatikleştirin: Ekibinize yeni müşteri adaylarını bildirmek veya bulut uygulamanıza yeni dosyalar kaydetmek gibi tekrar tekrar yaptığınız idari görevleri otomatikleştirmek için Zapier gibi bir uygulama kullanın.
• Kısıtlayın: Yapılması gereken düşük etkili görevler için, bunlara ne kadar zaman harcadığınızı sınırlayın. Örneğin, e-postaları gelen kutunuza düştükleri anda değil, günde bir kez yanıtlayın.
• Hayır deyin: Suçluluk duygusunu bir kenara bırakın ve önceliklerinize öncelik vermeniz gerektiğini kabul edin. “Hayır” demek pratik yaptıkça kolaylaşır.

Olumsuzluk

Önceliklerimizi doğru bir şekilde belirlememizi engelleyen ve daha az tartışılan bir dikkat dağıtıcı unsur da hayatın zor anları ve bunlara eşlik eden, kafamızın içinde dönüp duran olumsuz düşüncelerdir. Kontrolümüz dışındaki durumlar üzerinde durarak ya da yeteneklerimizden şüphe ederek ve kendimizi başkalarıyla kıyaslayarak harcadığımız zaman ve zihinsel enerji, bizi istediğimiz yaşamlara doğru itecek çalışmaları yapmak için harcanabilir.

Odağımızı kötü ve kasvetli olandan uzaklaştırmak söylemesi yapmaktan daha kolaydır. Zihinlerimiz olumsuza odaklanmak üzere tasarlanmıştır – bazen gerçekliği net bir şekilde görmemizi engelleyen bilişsel bir önyargı.

Olumsuz düşünce kalıplarınızı engellemek için bu stratejileri kullanın:

• Bir övünme belgesi tutun: İnsanların sizin hakkınızda söylediği nazik ve olumlu şeylerin – ister bir belge ister bir klasör olsun – kaydını tutun. Her zaman dışarıdan onay almaya çalışmamamız gerekse de, kendimizi kötü hissettiğimizde başkalarından güzel şeyler duymak etkilidir. Hem kişisel hem de profesyonel olarak aldığınız iltifatların ekran görüntüsünü alın ve/veya yazın ve kendinizi kötü hissettiğinizde koleksiyonunuza geri dönüp bakın.
• İçsel konuşmalarınızı izleyin: İçsel düşüncelerinizle ilgili farkındalık ve bilinç geliştirin. Olumsuz düşünceler ortaya çıktığında, kendinize bunların yakın bir arkadaşınıza veya çocuğunuza söyleyebileceğiniz yorumlar olup olmadığını sorun.
• Empati kurun: Olumsuzluk dış kaynaklı olduğunda – insanların incitici şeyler söylemesi veya yapması gibi – kendi iç kargaşalarının ve kişisel sorunlarının bir sonucu olabilir. İnsanların iç dünyalarına çok az erişimimiz vardır ve mümkün olduğunca anlayışlı olmayı hedeflemeliyiz. Ancak, başkalarına karşı empati kendimize karşı empati ile çelişmemelidir. Kaba davranan insanlara karşı sert olun ve kendinizi olumsuz durumlardan uzaklaştırın.

Sağlığa, mutluluğa ve değer verdiğimiz diğer her şeye öncelik vermek, doğru zihniyet ve ortamda olduğumuzda daha kolaydır

Görevlerinizi Önceliklendirmek için 9 Strateji

Önceliklerin nasıl belirleneceği, hayatta neyin önemli neyin önemsiz olduğunu tam olarak bilmekle başlar. Bir sonraki adım, hayatın yoğunluğu içinde önceliklerinizin en üst sıraya çıkmasını sağlamak için taktiksel stratejiler kullanmaktır.

1. Tüm görevlerinizi tek bir yerde toplayın

E-postalardan gelen iş talepleri, yemek pişirmek gibi kişisel görevler ve projeler için yeni fikirler kafamızda uçuşup duruyor. Ne yazık ki bu durum onları önceliklendirmemizi ve önem sırasına göre sıralamamızı zorlaştırıyor. Önceliklendirmenin ilk adımı tüm bu yapılacakları tek bir yerde toplamaktır.

Her yeni görevi bir üretkenlik sistemine eklemeyi alışkanlık haline getirin – yapmanız gereken her şeyi ve ne zaman yapmanız gerektiğini özetleyen merkezi bir yer. Bu sistem kalem ve kağıt olabileceği gibi Todoist gibi hem telefonunuza hem de bilgisayarınıza görev eklemenizi sağlayan dijital bir sistem de olabilir. Bu önemli şey, tüm yapılacaklarınızı kaydetme alışkanlığıdır. Sizin için en kolay olan aracı seçin.

2. Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırarak odaklanın

Sosyal medya ve eğlence en iyi niyetlerimizi kısıtlayabilir. Hayatımız üzerindeki etkilerini nasıl azaltabiliriz? Onları engelleyerek. Çevrimiçi geçirdiğiniz süreyi azaltmak için düzenli olarak Freedom (MacOS, Windows, Android, iOS) veya Self Control (MacOS) gibi bir uygulama engelleyici kullanın.

İşlerinizi halletmeniz gerektiğinde sosyal medya ve haber sitelerine erişiminizi aralıklı olarak veya uzun süreler boyunca dondurun. Sosyal medya bir seçenek olmadığında, en önemli önceliklerimize odaklanma fırsatı yaratırız.

3. Parlak nesne sendromuna kapılmayın

Bir üretkenlik sistemi ve dijital dikkat dağıtıcıları engellemek için bir yöntem uygulandığında, önceliklerimizi raydan çıkarabilecek ve bizi amaçladığımız şey üzerinde çalışmaktan alıkoyabilecek bir saptırma kategorisi kalır: yeni bir şey.

Can sıkıntısı rutinimize girdiğinde, parlak nesne sendromuna kapılmak kolaydır. Önümüze çıkan her yeni fikir dikkatimizi çekmeyi başarır ve bizi başlangıçtaki odağımızdan uzaklaştırır:

Trendden trende ve projeden projeye atlamak, bizim için önemli olan konularda ilerleme kaydetmemizi engelliyor. Her zaman yeniden başlıyoruz, asla tam anlamıyla bitiremiyoruz. İlerleme uzun vadede gerçekleşir ve çabalarımız zamanla artar. Stratejimizi sürekli değiştirmek ve bir sonraki yeni şeyi denemek bizi dağınık ve odaklanmamış tutar.

Üzerinde çalıştığınız şeye gerçek bir şans verin. Yeni bir alışkanlığa altı gün değil altı ay boyunca bağlı kalın ve yeni bir projeye başlamadan önce bir yan projeyi bitirmeye karar verin. İş yerinde bir şeyler zorlaştığında iş ilanlarına göz atmak yerine nasıl çözülebileceğini araştırın. Öncelik vermek, genellikle bir zorluğun ilk işaretinde vazgeçmek yerine işleri sonuna kadar götürmek anlamına gelir.

Yazar ve üretkenlik uzmanı James Clear, sıradanlaştıklarında bile görevlere bağlı kalmak için sağlam tavsiyeler veriyor – can sıkıntısına aşık olun:

“Her nasılsa, herhangi bir meslekte en iyi performans gösterenler, can sıkıntısına aşık olmanın, temsilcilerini koymanın ve işi yapmanın bir yolunu bulurlar.”

4. Eisenhower Matrisi ile aciliyetten ziyade önemi anlamak

İstediğimiz kitapları okumak, sevdiğimiz insanları görmek ve yapılacaklar listemizdeki her şeyi kontrol etmek için dünya kadar zamanımız olduğuna inanma eğilimindeyiz. Bu yüzden onları erteliyoruz. Onlara öncelik vermeyiz. Bunun yerine, acil olan şeylere öncelik veririz – iş yerinde yaklaşan bir teslim tarihi veya gelen bir e-posta hayatımızdaki önemli şeylerin önüne geçmeye başlar.

Bu gerilim, Eisenhower Matrisi üretkenlik yönteminin temelini oluşturur. Sistem sizi görevlerinizi dört ayrı kategoriden birine ait olarak görselleştirmeye zorlar:

1. Hemen tamamlanması gerekenacil ve önemli görevler/projeler
2. Takviminizde planlanacakAcil Olmayan ve Önemli görevler/projeler
3. Başkasına devredilecekacil ve önemsiz görevler/projeler
4. Acil Olmayan ve Önemsiz görevler/projeler silinecek

Acil ve önemli arasındaki farkın farkında olun ve mümkün olduğunca ikincisini tercih edin. İşte birkaç örnek:

Büyükannenizi aramak ya da yürüyüşe çıkmak hiçbir zaman işteki teslim tarihinin çılgınca aciliyetine sahip olmayacaktır, ancak bunlar hayatlarımızı uzun vadede daha tatmin edici ve dengeli kılan türden önemli şeylerdir.

5. Enerjinizi yönetin, zamanınızı değil

Her gün işte geçirdiğimiz sekiz veya daha fazla saat ile uykuya ayırmamız gereken diğer sekiz saat arasında, işte ve hayatta neyin önemli olduğuna öncelik vermek için yapabileceğimiz çok fazla manevra var. Saati izlemek yerine, enerji yönetimi lehine zaman yönetimini bir kenara bırakın.

Daniel H. Pink’in When: The Scientific Secrets of Perfect Timing (Mükemmel Zamanlamanın Bilimsel Sırları ) adlı kitabında dünyanın dört bir yanındaki pek çok insanın sergilediği bir örüntüden bahsediyor: olumlu duygulanım (“coşku, güven ve uyanıklık gibi duygular”) sabahları yüksektir, öğleden sonra düşer ve akşam tekrar yükselir.

Bu bilgiyi kendi avantajımıza kullanabilir, önceliklerimizi planlayarak günlerimizi sıraya koyabilir ve düşük ruh hali saatlerimizi düşük öncelikli işler için kullanabiliriz.

Doğal olarak, istisnalar da vardır. En üretken olduğunuz zamanı belirlemek ve yüksek öncelikli görevlerinizi buna göre planlamak faydalı olacaktır:

• Erkenciyseniz, en önemli işlerinize uyandıktan hemen sonra öncelik verin.
• Eğer bir gece kuşuysanız, gece geç saatlerinizi ilerleme kaydetmek istediğiniz öncelikli projeler için ayırın.
• Bir ebeveyn olarak “üretken” zamanınız çocuklarınızın okulda olduğu veya uyuduğu zamanlarla sınırlı olabilir. Bu saatleri ne pahasına olursa olsun kendi öncelikleriniz için koruyun.

En verimli saatleriniz ne zaman olursa olsun, takviminizde bu saatleri işaretleyin ve önceliklerinizi düzenli tutmak için kendinize randevu verin.

6. Bağlılık Envanteri ile neyin önemli olduğunu değerlendirin

Birçoğumuz, enerjimizi istediğimiz yere odaklamak için çok az zamanımız var. Taahhüt Envanteri üretkenlik yöntemi, tüm taahhütlerimizi gözden geçirmemizi sağlar ve onları yeniden değerlendirmeye zorlar.

Yöntemin nasıl uygulanacağı aşağıda açıklanmıştır:

1. Zaman harcadığınız her şeyin kapsamlı bir listesini oluşturun
2. Kategoriler halinde birleştirin ve her birine bir yüzde atayın
3. Her bir kategorinin iyi bir şekilde yapılması için yeterli zamana sahip olduğundan emin olarak taahhütler listenizi kırpın
4. Yapılacaklar listenizi kategorilerinize göre düzenleyin
5. Büyük görevleri kontrol listelerine ayırın
6. Kategorilerinizle uyumlu zamanlanmış “patlamalar” halinde çalışın

Taahhütlerinizi azaltırken, önceliklerinizin kalan kategorilerinize yansıdığından ve günlük yapılacaklar listenizde yer aldığından emin olun.

7. Eat the Frog ile en önemli görevinizi ilk sıraya koyun

Denemeye değer basit bir üretkenlik yöntemi Kurbağayı Ye‘dir. Bu yöntem basittir, ancak tam olarak kolay değildir – işte adımlar:

1. Kurbağanızı belirleyin: Gün içindeki en zor, en önemli göreviniz olarak da bilinir.
2. Onu yiyin: sabah ilk iş olarak en önemli görevinizi yapın. Kendinize bunu sonraya bırakma şansı vermeyin.

Bu üretkenlik yöntemini tutarlı bir şekilde kullanmak, her gün önemli bir şeye öncelik vermenize ve önümüzdeki saatler için ivme kazanmanıza yardımcı olacaktır. Aşağıdaki görevlerden bazılarını “kurbağanız” olarak düşünün:

• E-postalarınızı kontrol etmeden önce yan projenizi hacklemek
• Uyandıktan hemen sonra egzersiz yapmak
• İşe gitmeden önce romanınıza 1000 yazmak

Muhtemelen kurbağanızın ne olduğunu biliyorsunuzdur: genellikle en çok öncelik vermemiz gereken şey inatla kaçındığımız görevdir. Kararlılığınızı test edin, dişinizi sıkın ve zor olanı yapın.

8. Zaman Engelleme yöntemi ile saatlerinizi hesaba katın

Zaman Engelleme üretkenlik yöntemi sizi gününüzü saat saat planlamaya, gün boyunca çoklu görev ve bağlam değiştirme yerine benzer görevleri bir araya getirmeye zorlar. Bunu yapmak özellikle öncelik belirleme konusunda yardımcı olabilir çünkü bir günde tam olarak kaç saatimiz olduğunu vurgular ve bizi çok zor bulduğumuz ödünleşimleri yapmaya zorlar.

Zaman Engelleme yönteminin nasıl uygulanacağı aşağıda açıklanmıştır:

1. Gün için bir yapılacaklar listesi hazırlayın
2. Görevlerinizi benzer “bloklar” halinde kategorize edin
3. Her bir görev bloğunun ne kadar zamanınızı alacağını tahmin edin
4. Her bloğu bir zaman ekleyerek sırayla programınıza ekleyin
5. Sabahtan akşama kadar her bir görev bloğunu sırayla tamamlayın
6. Gerektiğinde zaman bloklarını kaydırın, değiştirin veya erteleyin

Her gün, zaman bloklarınızdan en az birinin yüksek etkili iş projeleri ve öğrenmeye harcanan zaman gibi en önemli önceliklerinizle ilgili olduğundan emin olun.

9. Warren Buffett’ın “2 Liste” Stratejisi ile öncelikli olmayan görevleri ortadan kaldırın

Önceliklendirmeyi genellikle ne üzerinde çalışacağımıza karar vermek olarak düşünürüz. Neyi bırakacağımıza karar vermek daha güçlü olabilir. Warren Buffet’ın “2 Liste” Stratejisi, bizi gerçek önceliklerimizden alıkoyan görevlerden kurtulmaya odaklanır. İşte nasıl kullanılacağı:

1. Başarmak istediğiniz 25 şeyi yazın
2. Bu listeden ilk 5 önceliğinizi seçin
3. Kalan 20 maddenin üzerini çizin ve bunları düşünmekten aktif olarak kaçının
4. Yalnızca en önemli 5 önceliğinize odaklanın.

İçgüdümüz, seçeneklerimizi açık tutmak için ikinci kademe “önceliklerimizin” etrafta dolaşmasına izin vermektir. Bu bizi hedeflerimize odaklanmaktan ve bağlanmaktan alıkoyar. Seçeneklerinizi açık tutmak yerine onları sınırlayın.

Todoist’te görevleri önceliklendirmek için 5 ipucu

Önceliklerinizi düzenli tutmak ve önemli görevleriniz ön planda olacak şekilde günlerinizi, haftalarınızı ve aylarınızı planlamak için Todoist ‘i kullanın. Bu bölümde, yapılacaklar listenizde her zaman önemli bir yere sahip olmaları için yüksek öncelikli görevleri ortaya çıkaran en iyi özellikleri tartışacağız.

Hayatınız için projeler oluşturun

Hayatınızın önemli alanlarının her biri için özel bir Todoist projesi oluşturun. Örneğin, bu alanlarla ilgili tüm görevleriniz için “Ev”, “Aile”, “Kişisel”, “Sosyal”, “Fitness” ve “İş” gibi projeler oluşturun. “Fitness” projenize “Koşuya çık” ve “Ev ofisimi topla” gibi görevleri “Ev” projenize ekleyin.

“İş” projemizin dolmasına ve günlerimizin aslan payını almasına izin vermek kolaydır. Bunu önlemek için Todoist’teki Bugün görünümüne düzenli olarak bakarak hayatının farklı alanlarına da öncelik verdiğinden emin ol. Örneğin, o gün için listenizde hem “Aile” hem de “Kişisel” projelerinizdeki görevlerin bulunduğundan emin olun. Projelerinizi bir önceliklendirme filtresi olarak düşünün. Bir görev projelerinizden birine uymuyorsa, kendinize zamanınızı ve dikkatinizi harcamaya değip değmeyeceğini sorun. Bununla birlikte, şu anda zamanınız olmayan şeyler için bir “Bir gün” veya “Belki” projesi oluşturmaktan da çekinmeyin – kendinize bunları düşünmeme izni verin.

Önümüzdeki haftayı yaklaşan görünümle dengeleyin

Belirli bir günde hayatımızdaki tüm önemli alanlara öncelik vermemiz mümkün değildir. Bu sorun değil. Todoist’te Yaklaşan görünüm ile planlama yaparak daha uzun zaman ufuklarını benimseyebiliriz. Bu öğleden sonra yoga için vaktiniz olmayabilir, ancak bu haftanın ilerleyen günlerine sığdırın. Yemek hazırlığı ile menünüzün önüne geçmek bu akşam için kitaplarda olmayabilir, ancak Cumartesi öğleden sonraya planlayın. Önceliklerinizi göz önünde bulundurarak hafta ve sonrası için plan yapın.

Görevlerinize öncelik seviyeleri ekleyin

Doğru planlama ve tüm görevlerimiz önümüzde olsa bile, nereden başlayacağımızı bilmek bunaltıcı olabilir. Todoist görevlerinize öncelik seviyeleri atayın, böylece ilk önce üzerinde çalışmanız gereken ve listenizin en altına taşınması veya ertelenmesi gereken şeylerin mantıksal bir sırasına sahip olursunuz.

Todoist’te dört öncelik seviyesi vardır:

• Öncelik 1 (kırmızı)
• Öncelik 2 (turuncu)
• Öncelik 3 (mavi)
• Öncelik 4 (açık)

Görevlerine öncelikler eklemek, görünürlük için Todoist görev listenin en üstünde görünmelerini sağlar.

Öncelikleri idareli kullanmanızı öneririz. Her şey öncelikliyse, hiçbir şey öncelikli değildir. Bunun yerine, öncelikli görevleri günde 5 ile sınırlayın ve bunların hepsinin işle ilgili olmadığından emin olun. O gün başka hiçbir şey yapılmasaydı başarmaktan büyük mutluluk duyacağınız 5 görev seçin.

Favorilerinize önemli projeleri, etiketleri ve filtreleri ekleyin

Todoist’e alıştığınızda, her şey için bir proje oluşturma eğiliminde olursunuz. İzlenecek filmler? Proje. Satın alınacak şeyler? Proje! Bu kullanmak için harika bir sistemdir çünkü ihtiyacınız olan veya yapmak istediğiniz her şey aynı yerde bulunur. Ancak iş öncelik sıralamasına geldiğinde, uzun bir proje listesi neyin bugün neyin yarın için olduğunu belirlemeyi zorlaştırır.

Todoist Favoriler‘i kullanarak en önemli projelerini kolay erişim için yer imlerine ekle. Bu şekilde, ister masaüstünde ister mobil cihazda ol, en öncelikli projelerin Yaklaşan Görünüm’ün hemen altında olacak. “Sağlık” ve “Arkadaşlar” gibi projeleri yer imlerine ekle, böylece bir kenara düşmezler.

Todoist filtreleri ile eski görevlerden kurtulun

Hemen hemen her şeyi eklediğiniz üretkenlik sistemi, bazı dijital örümcek ağlarını biriktirmeye mahkumdur. Zamanla Todoist listeleriniz eski görevleri, uzun süredir unutulmuş projeleri ve artık öncelik vermediğiniz öncelikleri içerecektir. Eski görevlerinizi ortaya çıkarmak için Todoist filtrelerini kullanın, böylece onlardan kurtulabilirsiniz.

“Daha önce oluşturuldu.” sorgusuyla “Eski görevler” adlı bir filtre oluşturun: Eylül 10 2018″ sorgusuyla “Eski görevler” adlı bir filtre oluşturun. Bu, iki yıldan eski olan görevleri ortaya çıkaracaktır. Ardından bunları silin. Çok uzun süredir listenizde olan yapılacakları silmek için kendinize izin verin.

Doğru şeye öncelik verip vermediğimizi en kolay geriye dönüp baktığımızda anlayabiliriz. Hedeflerimize ulaşamamak, yanlış şeylere öncelik verdiğimizin iyi bir göstergesi olabilir. Yakın arkadaşlarımızdan ve ailemizden uzaklaşmak, ilişkilerimize yeterince önem vermediğimizin bir göstergesidir.

Ancak, çok geç olana kadar beklememize gerek yok. Bunun yerine, belirttiğiniz önceliklerinizin zamanınızı nerede geçirdiğinize yansıyıp yansımadığını düzenli olarak yeniden değerlendirin. Önemli olan şeylere öncelik vererek hedeflerimize ulaşabilir, yaşam ve iş arasında anlamlı bir denge kurabilir ve her güne bir niyetle başlayıp bitirebiliriz. Çeviridir, diğer linklerde zamanla çevirilerek eklenecektir.